Souvent, les gens pensent que l’organisation des dossiers papier est une tâche redoutable. Après tout, qui veut vraiment être enfermé pour trier les vieux papiers ennuyeux dont vous n’avez plus vraiment besoin. Autrement dit, jusqu’au jour où ils ont besoin de trouver le certificat de naissance de Junior et ils ne se souviennent plus du dernier endroit où ils l’ont vu. Eh bien, au lieu d’attendre la dernière minute, d’être stressé et paniqué parce que vous ne trouvez pas exactement ce que vous cherchez tout de suite, prenez le temps d’organiser vos fichiers papier. Vous constaterez que c’est étonnamment facile.

Réservez du temps. * L’organisation des dossiers papier prendra un certain temps. En fait, cela prendra souvent beaucoup de temps. Pour être sûr de bien faire le travail du premier coup, et pour ne rien perdre, assurez-vous de réserver plusieurs heures un week-end, voire tout le week-end, où vous ne faites que vous organiser. De cette façon, vous ne serez pas aussi susceptible d’avoir besoin d’arrêter ce que vous faites et de perdre votre chemin, et d’oublier où vous mettez cette licence de mariage.

Procurez-vous les fournitures appropriées. * L’un des éléments clés de l’organisation des fichiers papier est de disposer des fournitures appropriées. Dans ce cas, cela signifiera généralement des choses comme des dossiers, des agrafes, des trombones, des étiquettes et une sorte de périphérique de stockage comme un classeur. De plus en plus, la réalisation d’une copie numérique de vos fichiers papier devient de plus en plus populaire, ne serait-ce que pour faciliter l’accès et la taille. Si vous envisagez de le faire, vous aurez également besoin d’un ordinateur et d’un scanner.

Créez un système. * Organiser vos fichiers papier signifie que vous devez créer un système de classement. Alors que tout le monde peut aimer que son système soit utilisable par tout le monde, il n’y a vraiment qu’une seule personne qui a vraiment besoin de savoir comment l’utiliser, et c’est vous. Quel que soit le système que vous choisissez, tant que vous savez comment l’utiliser, fonctionnera parfaitement. Une idée est de créer un grand dossier «sujet», avec des dossiers «sous-sujet» plus petits inclus à l’intérieur. Par exemple, vous pouvez créer un dossier, ou une étagère dans une armoire de stockage, qui indique Informations financières, et des dossiers plus petits qui sont ventilés par les membres de votre famille, et encore plus par année et par mois.

Maintenez le système. * Après avoir trié toutes vos informations et implémenté le système que vous avez développé, vous devez le maintenir. Sans un bon entretien, vous courrez le risque de perdre vos fichiers papier, et à tout le moins d’avoir un désordre qui doit être réorganisé. Épargnez-vous les tracas à long terme en faisant le travail au fur et à mesure.