L’organisation des reçus est un outil important non seulement pour comprendre les finances du bureau, mais pour tous les travaux financiers en général. Après tout, quelle meilleure façon de savoir où va votre argent? Cependant, si vous ne prenez pas le temps de vous asseoir et d’organiser vos reçus, vous aurez un énorme gâchis à la fois financièrement et physiquement. Afin d’obtenir le meilleur effet possible de vos reçus, vous devez commencer à organiser les reçus de deux manières distinctes. La première consiste à instituer un système de papier physique; la seconde consiste à utiliser un système électronique. Ces deux systèmes sont détaillés ici.

Système papier.

Commencez à organiser vos reçus en instituant un système de fichiers suspendus. Obtenez trois dossiers suspendus et étiquetez-les Mois en cours, Mois dernier et Archives. À côté de chacun de ces grands dossiers, placez-en quelques-uns plus petits que vous pouvez étiqueter selon la catégorie. Par exemple, vous pouvez avoir des sujets pour la nourriture, le gaz, le logement, les divertissements, etc. Lorsque vous rentrez chez vous, placez chaque reçu dans leur dossier approprié. Lorsque vous entrez les données des reçus dans votre système électronique, placez une petite coche dessus afin de ne pas être confus.

Au moins une fois par mois, généralement lorsque vous commencez à planifier le budget du mois suivant, saisissez les données des reçus dans votre système électronique.

Une fois que vous avez équilibré votre chéquier et planifié le budget du mois suivant, déplacez simplement votre dossier du mois en cours vers l’emplacement: Mois dernier, puis le dossier précédent du mois dernier peut être placé dans les archives. Conservez les dossiers des archives et utilisez-les pour vous aider avec vos impôts. Si vous avez des questions sur les dépenses, vous pouvez ainsi vous référer au reçu physique et obtenir des éclaircissements.

Système électronique.

Les programmes informatiques tels que Excel et Quicken sont des choses merveilleuses à utiliser pour un système d’organisation de reçus électroniques. En règle générale, vous voudrez configurer votre système électronique de manière à pouvoir suivre vos dépenses et vos reçus. Par exemple, vous devez séparer vos dépenses en trois sections et créer une autre section pour vos revenus. Les trois sections de dépenses doivent être configurées avec les en-têtes Fixe, Variable et Semi-variable.

Dans les trois sections, vous devez saisir les informations pertinentes pour chaque catégorie. Par exemple, vous pouvez entrer les paiements hypothécaires et les paiements de voiture dans la section Fixe; les frais de nourriture et de gaz iront dans la section Variable; les éléments tels que les factures de téléphone et les factures d’électricité, qui peuvent changer d’un mois à l’autre (mais généralement pas beaucoup) seront placés dans la section Semi-variable. Cela vous permettra de déterminer rapidement et facilement le montant moyen que vous payez chaque mois et d’établir un budget rapide. Comparez ces chiffres à ce que vous avez entré dans votre dossier de revenus et vous n’aurez aucun problème à déterminer où vous en êtes financièrement.