Avez-vous déjà remarqué à quel point certaines personnes sont stressées à l’idée d’organiser une réunion? Pour une raison quelconque, lorsque de nombreuses personnes apprennent qu’elles sont responsables d’une prochaine réunion, la panique s’ensuit rapidement. Organiser une réunion n’a pas besoin d’être aussi difficile ou presque aussi panique que la plupart le prétendent. Si vous vous trouvez en charge d’une réunion à venir, au lieu de paniquer, utilisez ces directives pour vous assurer que la réunion est organisée de la bonne manière. En parcourant les lignes directrices, vous remarquerez que la grande majorité d’entre elles ne sont en réalité que du bon sens.

Qui a besoin d’être là? Faites une liste de ceux qui doivent tous être à votre réunion, ainsi que des assistants qu’ils peuvent avoir. Commencez à faire cette liste quelques semaines (si possible) avant votre réunion. Cela vous laissera suffisamment de temps pour vous assurer que toutes les personnes qui doivent être présentes à la réunion le seront, et vous permettra de reporter la réunion si les personnes clés ne peuvent pas être présentes. De quoi sera-t-il discuté lors de la réunion? Lorsque vous avez des réunions, il doit généralement y avoir une raison quelconque. Décidez du sujet principal de la réunion et de la contribution de chacun à la réunion. Quiconque contribuera à la réunion doit savoir de quoi il est responsable le plus tôt possible afin de pouvoir se préparer. Quand aura lieu la réunion? Choisissez une date dans quelques semaines et choisissez-la comme heure de réunion provisoire. Cela vous laissera suffisamment de temps pour entrer en contact avec toutes les personnes impliquées et leur permettra de clarifier leurs horaires. Dans le cas où les personnes principales ne peuvent pas assister à ce moment-là, cela vous permettra également de choisir une autre heure pour votre réunion. Où se tiendra la réunion? Lorsque vous regardez où vous allez avoir votre réunion, décidez d’un endroit qui sera mutuellement acceptable pour toutes les personnes impliquées. Choisissez un lieu qui aura les ressources, l’espace et l’atmosphère que vous recherchez pour votre réunion, puis réservez-le pour votre heure de réunion. Confirmez avec tout le monde (et leur assistant). Une fois que vous aurez réglé tous les autres facteurs majeurs, confirmez avec tout le monde qu’ils seront présents. Ne vous contentez pas de confirmer avec les principales personnes qui assistent à la réunion, mais également avec leurs assistants. Cela fonctionnera comme une redondance de sécurité et limitera la possibilité d’une mauvaise communication. **