Préparer les e-mails pour une organisation facile, bien que cela ne vous aide pas exactement à classer vos e-mails, cela aidera les autres. Étonnamment, la préparation de vos e-mails est une question relativement simple. Afin de rendre vos e-mails aussi organisés que possible, tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que vous connaissez les consignes et de prendre un peu plus de temps lors de la préparation de vos e-mails. Après un certain temps, vous ne remarquerez même plus le temps supplémentaire, car l’ensemble du processus sera devenu une seconde nature à ce stade, et vous constaterez que l’écriture d’e-mails efficaces est beaucoup plus rapide qu’auparavant. En fait, vous constaterez que ces directives vous aident non seulement à préparer vos e-mails pour une organisation facile, mais aussi à rédiger plus efficacement.

Les sujets comptent. * La ligne d’objet est souvent l’une des parties les plus négligées d’un e-mail. Croyez-le ou non, cette ligne est sans doute l’une des parties les plus importantes d’un e-mail. La raison en est que cela donnera le ton pour le reste du courrier et peut également donner au destinataire une idée de l’objet de tout le courrier. Soyez aussi concis que possible lors de la rédaction du sujet et assurez-vous qu’il est également pertinent pour le reste de l’e-mail. De cette façon, lorsque le destinataire (ou vous) chercherez ce message plus tard, vous pourrez le retrouver plus facilement.

Formatez correctement. * Lors de la rédaction des e-mails, vous devez les formater de manière appropriée. À cette fin, laissez les ajouts froufrous de tout courrier électronique professionnel et enregistrez-les pour ceux qui sont plus personnels.

De plus, n’ayez pas peur d’utiliser des puces, des nombres, etc. pour les listes. Ils vous aideront à ramener à la maison le point que vous essayez de faire valoir et à en informer chaque personne. De plus, en utilisant des éléments tels que des puces et des nombres, vous aurez plus de facilité à localiser rapidement les informations dont vous aurez besoin plus tard.

Soyez aussi concis que possible. * Il est exceptionnellement facile de commencer à écrire et de ne pas savoir quand s’arrêter. Un exemple de cela peut être trouvé dans cet article, qui a probablement duré un peu plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire. Lorsque vous rédigez vos e-mails, soyez aussi concis et précis que possible. C’est une autre façon d’aider votre lecteur à localiser les données importantes le plus rapidement possible, tout en évitant que ces données importantes ne soient perdues parmi tous les autres mots.

Datez tout. * Enfin, l’un des moyens les plus simples de commencer à préparer des e-mails pour l’organisation est de dater tout ce que vous envoyez.

Ne vous fiez pas uniquement aux dates générées par le système informatique. En incorporant manuellement une autre date dans l’e-mail, vous sauvegardez en fait l’ordinateur et vous vous assurez que tout ce que vous envoyez est correctement daté.