John a travaillé sur un ensemble de spécifications de contrat de construction (50 à 75 documents imprimés en un seul paquet). Le pied de page de chaque document doit inclure exactement la même description de projet et le même titre de projet.

Ainsi, John a créé une insertion automatique pour la description et le titre.

Cependant, il a découvert que l’action d’insertion automatique était différente dans différents documents lorsqu’il a essayé de l’utiliser dans les pieds de page.

Parfois, John obtenait le comportement normal d’insertion automatique (tapez les quatre premiers caractères du nom d’insertion automatique et il obtenait une offre contextuelle pour insérer l’insertion automatique s’il appuyait sur Entrée). Parfois, il ne pouvait pas obtenir la fenêtre contextuelle, mais s’il appuyait sur F3, Word insérait l’insertion automatique. D’autres fois, lorsqu’il appuyait sur F3, Word disait que ce qu’il avait tapé n’était pas un nom d’insertion automatique valide.

Il y a plusieurs choses que vous pouvez vérifier. Tout d’abord, vous devez vérifier où vous avez placé l’insertion automatique. Les entrées d’insertion automatique sont le plus souvent stockées dans le modèle Normal.dot, mais elles peuvent être stockées dans pratiquement n’importe quel modèle. Si vous avez effectivement stocké l’entrée dans un modèle autre que Normal.dot et que certains de vos documents de spécification n’utilisent pas cet autre modèle, l’insertion automatique ne sera pas là.

Si vous avez stocké l’insertion automatique dans un autre modèle, vous devez vérifier s’il existe une entrée en conflit dans le modèle Normal.dot.

S’il y a un conflit – peut-être deux entrées qui sont très proches dans leur orthographe – alors l’insertion automatique peut être confuse quant à l’entrée à afficher.

Vous pouvez voir les entrées d’insertion automatique dans les modèles à l’aide de l’onglet Insertion automatique de la boîte de dialogue Correction automatique. (Choisissez Insertion | Insertion automatique | Insertion automatique.) Vous pouvez également utiliser l’Organiseur pour gérer les entrées d’insertion automatique dans divers modèles.

Si vous rencontrez toujours des problèmes avec l’insertion automatique, vous pouvez choisir de l’abandonner complètement et d’utiliser une méthode différente pour assurer la cohérence de vos pieds de page. Vous pouvez le faire en plaçant le texte souhaité dans le pied de page dans un fichier texte, puis en utilisant des champs pour l’inclure dans votre pied de page. Suivez ces étapes générales:

  1. En dehors de Word, créez un fichier texte (à l’aide du Bloc-notes ou d’un autre éditeur de texte) contenant le texte que vous souhaitez inclure dans le pied de page.

  2. Dans Word, affichez votre pied de page et placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez que le texte apparaisse.

  3. Choisissez Champ dans le menu Insertion. Word affiche la boîte de dialogue Champ.

  4. Assurez-vous que le contrôle Catégories est défini sur Tous afin que tous les champs soient répertoriés dans la boîte de dialogue.

  5. Dans la liste des champs, choisissez IncludeText. Les options sur le côté droit de la boîte de dialogue changent en fonction de votre sélection.

  6. Dans le champ Nom de fichier ou URL, entrez le chemin d’accès complet et le nom de fichier du fichier texte que vous avez créé à l’étape 1.

  7. Cliquez sur OK.

C’est ça. Vous avez maintenant inclus le texte dans le pied de page. Vous pouvez modifier le texte de tous vos documents en le modifiant simplement dans le fichier texte. Si Word est configuré pour se mettre à jour chaque fois que vous imprimez, le champ du pied de page est mis à jour (le fichier texte est chargé à nouveau) chaque fois que vous imprimez.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (367) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.