Word inclut une fonctionnalité de fusion et publipostage très puissante. Afin de profiter de cette fonctionnalité, vous devez créer un document principal. Ce document est le « modèle » ou « passe-partout » pour votre document fini.

Il comprend tout ce dont Word a besoin pour créer le document fini, y compris les espaces réservés pour les données extraites par Word d’un fichier de données.

Cependant, un document de fusion et publipostage n’est pas terminé tant que vous n’avez pas spécifié un fichier de données que vous souhaitez associer au document principal.

La manière exacte dont vous procédez dépend de la version de Word que vous utilisez.

Pour créer votre document principal de publipostage et y attacher une source de données lorsque vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, procédez comme suit:

  1. Si vous souhaitez utiliser un document existant comme base de votre publipostage, chargez ce document à partir du disque.

  2. Choisissez Lettres et publipostage dans le menu Outils, puis Assistant Fusion et publipostage dans le sous-menu résultant. Word affiche le volet Office Fusion et publipostage sur le côté droit de l’écran.

  3. Dans la liste des types de documents disponibles fournie dans le volet Office, sélectionnez celui qui correspond le plus au type de document que vous souhaitez créer. Dans la plupart des cas, vous choisirez Lettre, mais vous pouvez également choisir l’une des autres options.

  4. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: Document de départ. L’étape suivante de l’assistant s’affiche dans le volet Office.

  5. Spécifiez ce que vous souhaitez utiliser comme document de départ pour le publipostage. Si vous avez un document ouvert (tel que celui mentionné à l’étape 1), vous devez choisir Utiliser le document actuel. Vous pouvez choisir l’une des autres options (Commencer à partir d’un modèle et Commencer à partir d’un document existant) si elles sont plus appropriées pour ce que vous faites.

  6. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: Sélectionnez les destinataires. L’étape suivante de l’assistant s’affiche dans le volet Office.

  7. Spécifiez d’où vous souhaitez que les données de fusion proviennent. Si vous avez déjà la liste dans un fichier disque de n’importe quel type, choisissez la valeur par défaut Utiliser une liste existante. Vous pouvez également choisir Sélectionner dans les contacts Outlook ou Saisir une nouvelle liste.

  8. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: rédigez votre lettre. Si vous avez choisi Utiliser une liste existante à l’étape précédente, Word affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Cette boîte de dialogue est très similaire à une boîte de dialogue Ouvrir standard.

  9. À l’aide des commandes de la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez le fichier que vous souhaitez utiliser pour votre source de données, puis cliquez sur Ouvrir. Word affiche la boîte de dialogue Destinataires du publipostage.

  10. Utilisez la boîte de dialogue Destinataires du publipostage pour apporter des modifications aux enregistrements à utiliser dans la fusion et pour modifier l’ordre dans lequel les enregistrements sont fusionnés. Une fois terminé, cliquez sur OK. Les informations du volet Office sont mises à jour pour refléter vos choix concernant la source de données.

  11. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: rédigez votre lettre. (Oui, c’est la même chose sur laquelle vous avez cliqué à l’étape 8. Allez comprendre.)

Si vous utilisez une ancienne version de Word (Word 97 ou Word 2000), les étapes sont assez différentes:

  1. Si vous souhaitez utiliser un document existant comme base de votre publipostage, chargez ce document à partir du disque.

  2. Choisissez l’option Fusion et publipostage dans le menu Outils. Word affiche la boîte de dialogue Aide au publipostage.

  3. Cliquez sur le bouton Créer à l’étape 1, Document principal. Word affiche un menu des types de documents que vous pouvez créer.

  4. À l’aide du menu déroulant, choisissez le type de document souhaité. Dans la plupart des cas, vous choisirez une lettre type, mais vous pouvez également choisir l’une des autres options (étiquettes de publipostage, enveloppes ou catalogue).

  5. Si vous avez un document ouvert (tel que celui mentionné à l’étape 1), Word vous demande si vous souhaitez utiliser ce document ou si vous souhaitez créer un nouveau document principal. Cliquez sur le bouton correspondant à ce que vous faites. Word met à jour la boîte de dialogue Aide au publipostage pour refléter votre choix.

  6. Dans la boîte de dialogue Aide au publipostage, cliquez sur le bouton Obtenir les données à l’étape 2, Source de données. Word affiche un menu de sources que vous pouvez utiliser pour vos données.

  7. Si vous disposez d’une source de données existante, telle qu’un document Word ou une base de données ou un fichier de feuille de calcul, vous devez cliquer avec votre souris sur Ouvrir la source de données. Sinon, sélectionnez l’une des autres options qui reflètent la manière dont vous souhaitez obtenir vos données.

  8. Si vous avez sélectionné Ouvrir la source de données à l’étape 7, une boîte de dialogue Ouvrir la source de données s’affiche. Utilisez les commandes de la boîte de dialogue pour localiser le fichier que vous souhaitez utiliser pour votre source de données. Lorsque vous avez fait cela, cliquez sur Ouvrir.

  9. Word vous informe que vous devez modifier votre document principal car il n’a pas pu y trouver de champs de fusion. Cliquez sur le bouton Modifier le document principal.

À ce stade, vous êtes prêt à modifier ou à taper votre document principal. Vous allez inclure des champs de fusion dans le document qui indiquent où vous voulez que les données de votre fichier de données apparaissent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (84) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Beginning_a_Mail_Merge [Début d’un publipostage].