Word fournit une grande variété d’étiquettes avec lesquelles il fonctionne très bien.

Lorsque vous effectuez un publipostage, vos données peuvent être automatiquement mises en forme pour être imprimées sur l’une des étiquettes prises en charge par Word. Lors de la fusion, Word remplit les étiquettes de gauche à droite et de haut en bas. Par exemple, si vous imprimez sur des étiquettes de trois côtés, Word place les données dans les trois étiquettes de la première ligne avant de passer à la seconde.

Que faire si vous voulez que l’ordre dans lequel les étiquettes sont remplies soit différent, cependant? Par exemple, que se passe-t-il si vous voulez que la première colonne d’étiquettes soit remplie (de haut en bas) avant que Word ne passe à la deuxième colonne?

Il n’existe aucun paramètre ou fonctionnalité dans Word qui vous permet de spécifier un «ordre de remplissage» pour les étiquettes dans un publipostage. Il existe cependant plusieurs façons de gérer cette situation.

Tout d’abord, vous pouvez commencer par votre source de données et simplement réorganiser les informations dans la source de données. Si votre source de données est un tableau Word ou un classeur Excel, c’est assez simple. Si vous utilisez Access comme source de données ou si le nombre d’enregistrements dans votre source de données est très important, la poursuite de cette solution de contournement peut s’avérer peu pratique, fastidieuse ou impossible.

Une autre solution potentielle consiste à reconstruire manuellement le document dans lequel vous fusionnez les étiquettes. Lorsque vous choisissez de laisser Word créer le document de fusion et que vous indiquez à Word que vous imprimez sur des étiquettes, Word crée un tableau qui représente l’apparence des étiquettes sur la page imprimée. Ce tableau est ensuite rempli à l’aide des informations de la source de données. Si vous maîtrisez la mise en forme de documents et la création de tableaux, vous pouvez modifier le document de fusion. Au lieu de vous fier au tableau défini par Word, vous pouvez configurer votre propre tableau dans un document à plusieurs colonnes.

Par exemple, disons que vous souhaitez imprimer sur des étiquettes d’adresse standard à trois faces. Normalement, Word crée un tableau de trois colonnes de large sur dix lignes de profondeur. Vous pouvez faire essentiellement la même chose en utilisant l’option Colonnes du menu Format pour créer trois colonnes sur votre page. (Ce ne sont pas des colonnes de tableau, souvenez-vous, mais des colonnes de page.) Ensuite, créez un tableau d’une largeur d’une colonne et de trente lignes de profondeur. Le tableau sera enveloppé dans les colonnes de la page et doit rester sur une seule page.

Si vous ajustez les cellules du tableau à la taille appropriée et définissez les colonnes de page sur la largeur appropriée, vos étiquettes seront fusionnées et imprimées de haut en bas et de gauche à droite, comme vous le souhaitez.

Une manière plus simple de réaliser cette solution (plutôt que de partir de zéro) est de suivre ces étapes générales:

  1. Créez un document de publipostage pour vos étiquettes, comme vous le feriez normalement.

Ne fusionnez pas les données; créez simplement le document de fusion.

  1. Sélectionnez toutes les colonnes du tableau sauf la première. Par exemple, si le tableau créé par Word pour les étiquettes comporte trois colonnes, sélectionnez les deuxième et troisième colonnes.

  2. Supprimez les colonnes. Vous devriez maintenant avoir une table avec une seule colonne à gauche.

  3. Choisissez Colonnes dans le menu Format et spécifiez le nombre de colonnes que vous souhaitez utiliser pour votre page. (Assurez-vous de définir un espace entre les colonnes assez petit.)

  4. Sélectionnez la deuxième ligne du tableau et appuyez sur Ctrl + C. Cela copie la ligne dans le Presse-papiers.

  5. Appuyez sur Ctrl + V pour coller la ligne. Continuez à appuyer sur Ctrl + V pour coller des lignes supplémentaires jusqu’à ce que vous ayez une page complète d’étiquettes.

En suivant ces étapes, la seule chose que vous devriez faire est d’ajuster l’espacement entre les colonnes pour que vos étiquettes s’impriment à l’intervalle horizontal approprié sur la page.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1534) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Changing_Label_Printing_Order [Modification de l’ordre d’impression des étiquettes].