Si vous avez un tas d’étiquettes dans un fichier WordPerfect, vous recherchez peut-être un moyen de convertir facilement ces étiquettes en un document Word qui peut ensuite être utilisé comme source de données pour un publipostage. Une telle tâche, en fonction du nombre d’étiquettes dans le fichier, peut paraître plutôt intimidante.

Le processus de conversion peut être beaucoup plus facile si vous vous souvenez de deux choses. Tout d’abord, vous devez vous rappeler que les informations d’une source de données Word doivent se trouver dans un tableau avec des en-têtes de colonne.

Deuxièmement, n’oubliez pas que les fichiers d’étiquettes dans WordPerfect sont au format texte uniquement; ils ne sont pas dans un format qui peut être automatiquement traduit dans un tableau Word.

En gardant ces deux éléments à l’esprit, il devrait devenir clair que tout ce que vous devez faire est de convertir le texte d’origine du fichier WordPerfect en texte tabulaire dans le fichier Word. Disons que vous avez des informations dans le fichier d’étiquette WordPerfect, comme ceci:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Il y a plusieurs choses à noter à propos de ce fichier. Tout d’abord, il y a un retour chariot (Entrée a été enfoncée) à la fin de chaque ligne dans une adresse. Deuxièmement, il y a deux retours chariot (Entrée a été enfoncée deux fois) entre les étiquettes. (En examinant votre fichier d’étiquettes, vous constaterez peut-être qu’il y a plus d’une ligne vide entre certaines étiquettes. C’est OK.)

Il n’y a pas de « baguette magique » que vous pouvez agiter pour transformer des informations comme celle-ci en un tableau Word; il faudra un peu de travail et de massage de votre part. Vous pouvez commencer par suivre ces étapes générales:

  1. À l’aide de la fonctionnalité Rechercher et remplacer de Word, remplacez ^ p ^ p (deux marques de paragraphe) par quelque chose d’unique, tel que [\ {}] (accolades et crochets imbriqués). Si, en regardant les données d’étiquette, vous avez remarqué que certaines étiquettes étaient séparées par deux lignes vides, remplacez ^ p ^ p ^ p (trois marques de paragraphe) par les accolades et les crochets avant de remplacer deux marques de paragraphe. L’idée est de s’assurer qu’une seule séquence [\ {}] sépare chaque étiquette.

  2. Remplacez ^ p (une seule marque de paragraphe) par ^ t (un caractère de tabulation).

Cela place un caractère de tabulation entre chaque ligne de vos étiquettes.

  1. Si le seul endroit de vos étiquettes où des virgules apparaissent est après le nom de la ville, remplacez « , » (virgule et espace, sans les guillemets)

avec ^ t (un caractère de tabulation). Cela place un caractère de tabulation entre le nom de la ville et le nom de l’état. (Vous devez être prudent en faisant cela, car il se peut que vos données contiennent des virgules dans les noms – John Davis, Jr. – ou dans les lignes d’adresse – 122 Main St., Suite 27 – et vous ne voulez pas les gâcher. )

  1. Remplacez [\ {}] (la séquence unique que vous avez utilisée à l’étape 1) par ^ p (une seule marque de paragraphe). Après cette opération, le seul endroit où vous devriez avoir une marque de paragraphe est à la fin de chaque étiquette.

  2. Sélectionnez toutes les données d’étiquette.

  3. Choisissez la table | Convertir | Texte en tableau pour afficher la boîte de dialogue Convertir le texte en tableau. Assurez-vous que vous indiquez que votre texte doit être séparé au niveau des tabulations (le bouton d’option Onglets en bas de la boîte de dialogue contrôle cela), puis cliquez sur OK.

Vos étiquettes d’origine doivent maintenant être converties en tableau. Cependant, vous n’avez pas tout à fait terminé. Il est fort probable que vous deviez «nettoyer» certaines de vos données. Par exemple, vous devrez peut-être supprimer des lignes de tableau vides, ou vous devrez peut-être déplacer des informations d’une colonne à l’autre. (Vous devez généralement le faire si vous avez deux lignes d’adresse dans certaines étiquettes et une seule dans d’autres.)

La dernière étape consiste à vous assurer d’ajouter une ligne au tout début du tableau et d’ajouter des en-têtes pour chaque colonne. Il doit s’agir d’en-têtes génériques, tels que Nom, Adresse1, Adresse2, etc.

Une fois votre tableau nettoyé et la ligne d’en-tête ajoutée, vous pouvez l’utiliser comme source de données pour un publipostage et créer des étiquettes dans Word.

Si vous souhaitez des informations plus détaillées sur la conversion d’étiquettes de texte en tableau de données dans Word, consultez cette ressource en ligne:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1393) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.