Barry est un enseignant et aime utiliser Word pour créer des documents pour sa classe. Il utilise également Word pour créer des notes détaillées à partir desquelles il pourra enseigner.

Le document de notes détaillées est un sur-ensemble du document. Barry est à la recherche de la meilleure façon de «marier» le document à distribuer avec le document de notes détaillées de sorte que s’il modifie le document, cela se reflète également dans ses notes. Il a essayé d’utiliser un seul document pour tout et de mettre en forme ses notes détaillées sous forme de texte caché, mais cela ne fonctionne pas toujours. (Par exemple, une liste numérotée aura des numéros manquants dans le document s’il en cache une partie.) Ses notes détaillées sont intercalées dans le texte du document, il ne peut donc pas simplement avoir un maître / sous-document.

En fait, vous avez pensé à deux bonnes approches, mais il y en a d’autres. L’approche du texte caché pourrait encore être possible; la seule différence réside dans la façon dont vous préparez le texte de votre document. Par exemple, au lieu de placer vos notes dans leurs propres paragraphes (ce qui les obligerait à avoir leurs propres numéros dans une liste numérotée), vous pouvez faire des notes une partie du paragraphe précédent en appuyant sur Maj + Entrée à la fin de la partie étudiant de le texte. Votre note n’aura alors pas son propre numéro et vous pourrez toujours la masquer afin de contrôler l’impression.

Une autre option consiste à renoncer au texte masqué et à placer vos notes dans des commentaires. Word vous permet de désactiver l’affichage et l’impression des commentaires de la même manière que vous le faites avec du texte masqué.

Étroitement lié aux commentaires, il faut utiliser tous les outils de balisage activés via Suivi des modifications. Dans votre document, vous pouvez activer le suivi des modifications lorsque vous êtes prêt à insérer vos propres notes. Ils apparaissent ensuite dans le document sous forme de texte « ajouté ». Word vous permet d’imprimer votre document avec ou sans balisage visible, vous pouvez donc l’imprimer avec ou sans le texte ajouté (vos notes).

L’approche Suivi des modifications présente également un autre avantage. Si vous ajoutez quelque chose dans vos notes que vous décidez plus tard que vous voulez voir visible dans le document de l’élève, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner ce quelque chose, puis d ‘«accepter» la révision pour ce que vous avez sélectionné. Il fait alors partie du document original et sera imprimé sur le document.

Bien que vous ayez remarqué que l’utilisation du maître et des sous-documents ne répond pas correctement à vos besoins, il existe une approche parallèle qui peut être adaptable: utilisez plutôt le champ INCLUDETEXT. Vos notes peuvent se trouver dans un certain nombre de petits documents (appelez-les sous-documents, si vous le souhaitez), puis vous placez des champs INCLUDETEXT dans le document de l’étudiant pour indiquer où ces insertions doivent avoir lieu. Si vous le souhaitez, vous pouvez même placer vos notes dans un seul document, mettre en signet les différents morceaux, puis utiliser plusieurs champs INCLUDETEXT avec un paramètre de signet pour référencer les morceaux dans le fichier de notes. Dans le document de l’élève, vous pouvez mettre en forme les champs sous forme de texte masqué, puis imprimer avec ou sans texte masqué visible pour obtenir l’impression souhaitée.

Vous pouvez également chercher à augmenter Word avec un autre programme. Dans Word 2010, vous pouvez utiliser OneNote pour assembler vos notes et les lier à votre document de l’élève. Ce processus est mieux décrit dans ce tutoriel de Microsoft:

http://office.microsoft.com/en-ca/onenote/better-together-word-and-onenote-HA102737477.aspx

Enfin, vous pouvez abandonner complètement Word et utiliser un programme différent qui peut être plus adapté à ce que vous voulez faire. Par exemple, vous pouvez utiliser PowerPoint pour créer les documents et les notes. Bien que nous considérions le plus souvent PowerPoint comme un moyen de créer des diapositives, une diapositive pourrait tout aussi facilement être formatée pour représenter un morceau de papier. Votre document de l’élève serait fait dans la partie «diapositives» de la présentation et vous pouvez ensuite ajouter des notes à chaque diapositive, comme vous le souhaitez. Lorsque vient le temps d’imprimer, vous pouvez choisir d’imprimer uniquement les diapositives (pour les étudiants) ou les diapositives et les notes (pour vous).

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (12433) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Creating_Two_Versions_of_the_Same_Document [Création de deux versions du même document].