L’une des tâches courantes que les utilisateurs exécutent dans Word consiste à écrire des lettres. De nombreuses entreprises utilisent du papier à en-tête préimprimé pour la première feuille d’une lettre, puis du papier ordinaire pour les feuilles suivantes. Si vous faites cela, vous vous demandez peut-être la meilleure façon de formater un document qui peut ensuite être utilisé comme modèle de papier à en-tête.

La meilleure façon d’accomplir cette tâche dépend de l’orientation de votre papier à en-tête. Si votre en-tête se trouve dans la marge supérieure de la première page, vous adopterez une approche différente de celle si votre en-tête se trouve sur toute la marge gauche de la première page.

Si votre en-tête se trouve dans la marge supérieure de la première page, ce que vous devez essentiellement faire est de fournir un moyen pour que les marges soient différentes sur la première page et sur les pages suivantes de votre document. Cela peut être fait en utilisant des sauts de section et en définissant les marges différemment dans chaque section, mais une telle approche peut entraîner des problèmes imprévus. Le meilleur moyen est de « jouer » avec les en-têtes du document pour obtenir l’espacement souhaité. Suivez ces étapes:

  1. Déterminez les marges que vous souhaitez utiliser sur un papier ordinaire (sans en-tête)

morceau de papier dans votre lettre.

  1. Déterminez la marge supérieure que vous souhaitez utiliser sur la première page, pour tenir compte de votre en-tête.

  2. Ouvrez un nouveau document vierge qui vous servira de modèle de papier à en-tête.

  3. Choisissez Mise en page dans le menu Fichier. Word affiche la boîte de dialogue Mise en page.

  4. Assurez-vous que l’onglet Marges est affiché. (Voir la figure 1.)

  5. Modifiez les paramètres de marge pour refléter les marges que vous avez déterminées à l’étape 1. (Ce sont les marges d’une feuille de papier ordinaire.)

  6. Si vous utilisez Word 97 ou Word 2000, assurez-vous que les emplacements d’en-tête et de pied de page sont plus petits que les marges supérieure et inférieure que vous avez définies à l’étape 6.

  7. Affichez l’onglet Disposition. (Voir la figure 2.)

  8. Cochez la case Première page différente.

  9. Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, assurez-vous que les emplacements d’en-tête et de pied de page sont plus petits que les marges supérieure et inférieure que vous avez définies à l’étape 6.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Appuyez sur Entrée suffisamment de fois pour que votre document comporte deux pages.

  12. Appuyez sur Ctrl + Origine pour revenir au début du document.

  13. Choisissez En-tête et pied de page dans le menu Affichage. Word affiche la boîte de dialogue En-tête et pied de page et le point d’insertion doit être situé dans la zone d’en-tête de la page.

  14. Choisissez Paragraphe dans le menu Format. Word affiche la boîte de dialogue Paragraphe. (Voir la figure 3.)

  15. Reportez-vous à la marge de première page que vous avez déterminée à l’étape 2. À partir de cette marge, soustrayez l’emplacement d’en-tête que vous avez défini à l’étape 7. En supposant que la valeur est en pouces, multipliez cette valeur par 72 pour la convertir en points.

(Par exemple, si vous avez déterminé que vous avez besoin de 3,5 pouces à l’étape 2 et que l’emplacement de l’en-tête à l’étape 7 était de 0,75 pouces, le résultat de la soustraction est de 2,75 pouces. Multipliez 2,75 par 72 et vous obtenez 198 points .)

  1. Définissez la valeur After égale à la valeur déterminée à l’étape 16.

  2. Cliquez sur OK.

  3. Supprimez tous les paragraphes que vous avez entrés à l’étape 12.

  4. Enregistrez votre document en tant que modèle.

Vous pouvez désormais utiliser le modèle comme base pour vos futures lettres, et l’en-tête de la première page est automatiquement compensé.

Si le papier à en-tête de votre entreprise est orienté le long de la marge gauche de la première page (comme c’est le cas dans de nombreux cabinets juridiques), vous devez adopter une approche différente pour créer le modèle. Suivez plutôt ces étapes:

  1. Déterminez les marges que vous souhaitez utiliser sur un papier ordinaire (sans en-tête)

morceau de papier dans votre lettre.

  1. Déterminez la marge gauche que vous souhaitez utiliser sur la première page, pour tenir compte de votre en-tête.

  2. Ouvrez un nouveau document vierge qui vous servira de modèle de papier à en-tête.

  3. Choisissez Mise en page dans le menu Fichier. Word affiche la boîte de dialogue Mise en page.

  4. Assurez-vous que l’onglet Marges est affiché.

  5. Modifiez les paramètres de marge pour refléter les marges que vous avez déterminées à l’étape 1. (Ce sont les marges d’une feuille de papier ordinaire.)

  6. Si vous utilisez Word 97 ou Word 2000, assurez-vous que les emplacements d’en-tête et de pied de page sont plus petits que les marges supérieure et inférieure que vous avez définies à l’étape 6.

  7. Affichez l’onglet Disposition.

  8. Cochez la case Première page différente.

  9. Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, assurez-vous que les emplacements d’en-tête et de pied de page sont plus petits que les marges supérieure et inférieure que vous avez définies à l’étape 6.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Appuyez sur Entrée suffisamment de fois pour que votre document comporte deux pages.

  12. Appuyez sur Ctrl + Origine pour revenir au début du document.

  13. Choisissez En-tête et pied de page dans le menu Affichage. Word affiche la boîte de dialogue En-tête et pied de page et le point d’insertion doit être situé dans la zone d’en-tête de la page.

  14. Choisissez Zone de texte dans le menu Insertion. Si nécessaire, Word passe en mode Mise en page et le pointeur de la souris se transforme en réticule.

  15. Utilisez le pointeur de la souris pour dessiner une zone de texte sur le côté gauche de la première page, se rapprochant de la largeur de l’en-tête et s’étendant de la zone d’en-tête en haut de la page, jusqu’à la zone de pied de page en bas.

  16. Cliquez avec le bouton droit sur le contour de la zone de texte, puis choisissez Format de la zone de texte dans le menu contextuel. Word affiche la boîte de dialogue Format de la zone de texte.

  17. Assurez-vous que l’onglet Couleurs et lignes est affiché. (Voir la figure 4.)

  18. À l’aide de la liste déroulante Couleur, choisissez Aucune ligne.

  19. Assurez-vous que l’onglet Taille est affiché. (Voir la figure 5.)

  20. Définissez la valeur de Largeur égale à la marge que vous avez déterminée à l’étape 2.

  21. Assurez-vous que l’onglet Disposition est affiché. (Voir la figure 6.)

  22. Cliquez sur Serré et choisissez l’alignement horizontal gauche.

  23. Cliquez sur le bouton Avancé. Word affiche la boîte de dialogue Disposition avancée. (Voir la figure 7.)

  24. Dans la zone Alignement horizontal, l’alignement doit être défini sur Gauche, par rapport à la page.

  25. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Disposition avancée.

  26. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Format de la zone de texte.

  27. Supprimez tous les paragraphes que vous avez entrés à l’étape 12.

  28. Enregistrez votre document en tant que modèle.

Étant donné que la zone de texte que vous avez entrée était ancrée sur le paragraphe d’en-tête de première page, la zone de texte apparaît uniquement sur la première page. Le texte s’enroule autour de lui et vos marges semblent revenir à la normale sur les pages suivantes.

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (9406) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Creating_a_Letterhead_Template [Création d’un modèle de papier à en-tête].