Création d’un fichier de données de publipostage (Microsoft Word)

Si vous envisagez d’imprimer des documents qui fusionnent des informations à partir d’un fichier de données, comme des lettres types, vous devrez créer le fichier de données de telle sorte que Word sache comment le traiter. Ces données peuvent se trouver dans un programme de base de données, dans le tableur Excel ou directement dans Word.

Si vous créez un document de fusion et publipostage simple et unique, il est fort probable que vous utilisiez les données que vous avez placées dans un document Word.

Fondamentalement, le fichier de données Word doit avoir un enregistrement d’en-tête et autant d’enregistrements de données que vous le souhaitez. L’enregistrement d’en-tête indique les noms de champ à attribuer aux champs de chaque enregistrement. Les noms de cet enregistrement d’en-tête correspondent aux noms de champ utilisés dans votre document maître. Chaque champ de chaque enregistrement de données du fichier doit correspondre à l’un des champs d’en-tête. Par exemple, considérez l’extrait suivant d’un fichier de données.

Le premier enregistrement indique les noms des champs; c’est l’enregistrement d’en-tête. Les quatre autres enregistrements sont les enregistrements de données. Notez également que le troisième enregistrement de données ne répertorie aucune donnée correspondant au champ de données nommé middle. Lorsque vous créez ces fichiers de données, vous pouvez placer les informations dans un tableau Word afin que les données soient plus faciles à visualiser et à utiliser. Chaque enregistrement occupera une ligne de la table et chaque champ occupera une cellule de la ligne.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1369) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.