Les entrées d’insertion automatique sont un excellent moyen d’accélérer la saisie et la normalisation des données dans les documents Word. À mesure que vous créez de plus en plus d’entrées d’insertion automatique, vous pouvez lancer un cast sur un moyen d’imprimer une liste de ces entrées. Cette liste pourrait ensuite être utilisée comme un «guide de référence» des entrées disponibles sur un système.

Word fournit un moyen rapide pour imprimer les entrées d’insertion automatique: Dans la boîte de dialogue Imprimer, choisissez les entrées d’insertion automatique dans la liste déroulante Imprimer quoi. Cependant, la liste imprimée peut ne pas vous convenir. (Vous voudrez peut-être que la liste soit formatée différemment pour répondre à vos besoins spécifiques.)

Une façon de créer le type de liste dont vous avez besoin est de changer la façon dont vous l’imprimez. Windows fournit un pilote d’impression générique qui vous permet de créer un fichier de texte brut à partir de n’importe quelle impression. Si vous regardez la liste des pilotes d’imprimante installés sur votre système, vous pouvez en voir un appelé «Générique / Texte uniquement». Si vous ne le faites pas, suivez les étapes pour ajouter ce pilote d’imprimante.

(Les étapes que vous suivez dépendent de la version de Windows que vous utilisez; dans toutes les versions, il devrait y avoir un pilote d’imprimante générique appelé « Générique / Texte uniquement. »)

Lorsque vous souhaitez créer votre liste de références d’insertion automatique, procédez comme suit:

  1. Choisissez Fichier | Imprimer pour afficher la boîte de dialogue Imprimer.

  2. À l’aide de la liste déroulante Nom en haut de la boîte de dialogue, choisissez l’imprimante Générique / Texte uniquement. (Vous venez de changer le pilote d’imprimante qui sera utilisé pour créer le document.)

  3. Cochez la case Imprimer dans un fichier.

  4. À l’aide de la liste déroulante Imprimer quoi, choisissez les entrées d’insertion automatique. (Voir la figure 1.)

  5. Cliquez sur OK. Une boîte de dialogue apparaît, vous demandant un nom de fichier pour le fichier de sortie.

  6. À l’aide des commandes de la boîte de dialogue, sélectionnez un emplacement pour le fichier de sortie. Spécifiez un nom qui correspond à ce que vous créez, tel que «Mes entrées AT».

  7. Cliquez sur OK et le fichier de sortie est créé.

Le fichier de sortie est enregistré à l’emplacement que vous avez spécifié, en utilisant le nom que vous avez spécifié. L’extension de nom de fichier est PRN. Vous pouvez charger ce fichier dans Word ou dans tout autre éditeur de texte; c’est du texte brut. Vous pouvez ensuite le formater comme vous le souhaitez, comme vous le feriez avec tout autre document. Une fois satisfait de votre mise en forme, vous pouvez ensuite imprimer le document pour créer votre liste de références.

Il convient de noter que si vous ouvrez le fichier PRN dans Word et que vous voyez un tas de charabia dans le fichier, vous n’avez probablement pas suivi l’étape 2 des étapes ci-dessus. Seul le pilote d’imprimante générique / texte uniquement crée un fichier texte brut. Si vous utilisez un pilote d’imprimante différent, le fichier de sortie comprend les codes nécessaires pour contrôler l’imprimante – ce que vous voyez comme du charabia.

Il existe bien sûr des moyens de créer votre liste de références à l’aide de macros. Voici un exemple de macro qui parcourra tous les modèles ouverts et construira un document composé de toutes les entrées d’insertion automatique dans tous ces modèles.

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

Cette macro est très simple; il pourrait être étendu pour effectuer des tâches plus complexes, telles que la mise en forme des informations ajoutées au nouveau document.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (5813) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.