La fonctionnalité d’insertion automatique dans Word est très utile, car elle fournit un moyen rapide d’entrer des informations communes dans votre document en quelques frappes. La manière exacte dont vous utilisez l’insertion automatique a été décrite dans d’autres problèmes de _WordTips _. Après l’avoir utilisé pendant un certain temps et après avoir créé une plage d’entrées d’insertion automatique, vous vous demandez peut-être comment sauvegarder toutes ces entrées.

La sauvegarde de vos entrées d’insertion automatique est très simple, si vous vous souvenez où ces entrées sont stockées, dans des modèles. Le modèle par défaut dans lequel ils sont stockés est le modèle Normal. Vous pouvez, si vous faites particulièrement attention lors de la définition des entrées d’insertion automatique, les stocker dans différents modèles, mais ce n’est pas le cas pour la plupart des utilisateurs: ils se trouvent simplement à l’emplacement par défaut, où ils peuvent être utilisés avec tous vos documents.

Une fois que vous comprenez que les entrées d’insertion automatique sont très probablement dans le modèle Normal, vous pouvez simplement sauvegarder ce fichier et sauvegarder vos entrées d’insertion automatique. Dans l’alternative, si vous avez des entrées d’insertion automatique stockées dans d’autres fichiers de modèle, tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder ces fichiers, et vous serez également couvert sur ce front.

Si vous déterminez le dossier dans lequel le modèle Normal est stocké, vous pouvez rapidement créer votre propre «outil de sauvegarde de modèle». Asseyez-vous avec un crayon et du papier et utilisez l’outil de recherche Windows pour localiser le modèle par défaut correspondant à votre version de Word ou à tout autre modèle dans lequel vous avez stocké des entrées d’insertion automatique. Une fois que vous les avez localisés, notez les noms de chemin complets. Par exemple, sur l’un de mes systèmes, j’ai noté ce qui suit:

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates\normal.dot

Vos modèles seront probablement à un endroit différent; assurez-vous d’écrire le chemin avec précision.

Une fois que vous avez le chemin de votre fichier modèle, procédez comme suit:

  1. Ouvrez l’accessoire Bloc-notes.

  2. Dans le Bloc-notes, tapez la commande suivante, en remplaçant le mot «source»

avec le chemin complet de votre fichier de modèle (celui que vous avez noté) et en remplaçant le mot «destination» par le chemin complet vers où vous voulez que votre sauvegarde soit située. S’il y a des espaces dans votre chemin source ou de destination (comme dans l’exemple ci-dessus), assurez-vous de les entourer de guillemets.

  1. Appuyez sur Entrée et tapez une ligne similaire pour chaque modèle que vous souhaitez sauvegarder.

  2. Enregistrez le fichier Bloc-notes, en lui donnant un nom qui se termine par .bat, tel que « SaveTemplate.bat ».

  3. Quittez le Bloc-notes.

  4. Faites un clic droit sur votre bureau. Windows affiche un menu contextuel dans lequel vous devez choisir Nouveau, puis Raccourci. (Ce que vous voyez ensuite dépend de la version de Windows que vous utilisez.)

  5. Cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier que vous avez enregistré à l’étape 4. Il s’agit du programme (techniquement, un «fichier de commandes») que vous souhaitez que le raccourci exécute pour vous.

  6. Terminez la création de votre raccourci. Une fois terminé, il devrait apparaître sur votre bureau.

  7. Cliquez avec le bouton droit sur le nouveau raccourci et choisissez Propriétés dans le menu contextuel. Windows affiche une boîte de dialogue Propriétés pour le raccourci. L’apparence exacte de cette boîte de dialogue – et des onglets qu’elle contient – dépend de votre version de Windows.

  8. Vérifiez les différents onglets de la boîte de dialogue jusqu’à ce que vous trouviez la liste déroulante Exécuter. Modifiez cette liste déroulante pour choisir l’option Réduit.

  9. Vérifiez les différents onglets de la boîte de dialogue jusqu’à ce que vous trouviez la case à cocher Fermer en quittant. (Cette case à cocher peut ne pas être disponible sur certaines versions de Windows.) Cette case à cocher doit être activée.

  10. Fermez la boîte de dialogue Propriétés.

Vous disposez maintenant d’un fichier de commandes qui émettra la commande nécessaire pour copier les modèles que vous avez spécifiés aux étapes 2 et 3 chaque fois que vous double-cliquez sur le raccourci. Vous devez vous assurer que vous exécutez la sauvegarde uniquement lorsque Word n’est pas en cours d’exécution. Cela est dû au fait que toutes les modifications que vous apportez à vos entrées d’insertion automatique ne sont pas enregistrées tant que vous ne quittez pas Word. Par conséquent, si vous effectuez une sauvegarde pendant l’exécution de Word, vous n’enregistrez pas les modifications d’insertion automatique effectuées au cours de la session Word en cours.

Cette approche de sauvegarde de fichiers (à l’aide d’un fichier batch) est également pratique pour sauvegarder d’autres fichiers. Tout ce que vous avez à faire est d’ajuster la source et la destination dans la commande de copie, et vous pouvez développer un fichier de commandes qui fait exactement ce que vous voulez qu’il fasse. À cette fin, vous souhaiterez peut-être savoir quels autres fichiers vous souhaiterez peut-être sauvegarder dans Word. Les ressources suivantes, maintenues sur http://word.mvps.org [site Word MVP], vous aideront à cet égard:

http://wordmvp.com/FAQs/General/FilesToBackup.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1333) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Backing_Up_Building_Blocks [Sauvegarde des blocs de construction].