Anthony a écrit sur un problème qu’il rencontrait lors de l’édition de documents. Il a signalé qu’il avait régulièrement du mal à voir apparaître des polices étranges lors de l’édition d’anciens documents créés à l’origine à l’aide d’un modèle différent. Parfois, lors de la suppression de texte ou de retours forcés, la phrase sur laquelle il travaille change pour une police différente, généralement une police Courier ou une police Times New Roman plus petite.

Il peut y avoir un certain nombre de causes à ce type de problème, et vous ne saurez pas quelle solution utiliser tant que vous n’aurez pas défini le problème. Le problème le plus courant est causé par une mauvaise compréhension de la relation entre les styles et la mise en forme explicite.

Chaque paragraphe de votre document a un style qui lui est attribué. Ce style définit les caractéristiques par défaut de ce paragraphe, y compris la police utilisée pour afficher les caractères dans le paragraphe. Si vous collez un nouveau texte dans le paragraphe, il adopte généralement la mise en forme du style sous-jacent. Si vous n’aimez pas cette mise en forme, la solution est de changer la police associée au style.

Pour déterminer la police associée au style d’un paragraphe particulier, sélectionnez simplement le paragraphe et appuyez sur Ctrl + Barre d’espace. Cela supprime toute la mise en forme explicite des caractères dans le paragraphe et les ramène à leur valeur par défaut, telle que définie par le style de paragraphe sous-jacent. Si vous voulez que la police soit différente (et que vous ayez donc un minimum de problèmes lors du découpage et du collage de texte), modifiez la police utilisée par le style, ne changez pas la police explicitement à l’aide d’outils ou de menus.

Le problème des polices étranges se pose également si vous copiez du texte d’un document à un autre. Lorsque vous sélectionnez des paragraphes entiers à copier, les styles affectés à ces paragraphes sont également copiés. Lorsque vous collez ces paragraphes dans le document cible, si ce document a déjà des styles du même nom que les paragraphes que vous copiez, le texte collé ne conservera pas la mise en forme utilisée dans l’ancien document.

Au lieu de cela, il adoptera la mise en forme affectée au style dans le document cible, et cette modification peut entraîner une apparence différente du texte collé par rapport au document d’origine. Si, toutefois, le document cible n’a pas les mêmes styles que ceux utilisés dans les paragraphes que vous copiez, les styles sont copiés avec les paragraphes dans le nouveau document.

Une façon de contourner ce problème est de ne jamais faire de collage direct dans le nouveau document. Au lieu de cela, utilisez Collage spécial et choisissez de coller du texte non formaté. Cela provoque Word ignorer les styles qui ont été copiés avec les paragraphes du document d’origine et utiliser à la place les styles uniquement dans le document cible.

Une autre chose à surveiller est la substitution de polices. Si le document que vous éditez a été créé sur un autre système, il y a longtemps, il est possible que le système d’origine contienne des polices installées que vous n’avez pas sur votre système. Si vous ouvrez un document qui utilise des polices que vous n’avez pas installées, Word remplace une police disponible pour la police manquante. Cela peut donner à votre texte une apparence amusante et une fluidité différente de ce à quoi vous vous attendez. La solution consiste soit à installer la police manquante, soit à modifier les styles utilisés dans le document afin qu’ils utilisent les polices que vous avez installées.

Enfin, un conseil: si vous effectuez beaucoup de modifications, configurez Word pour qu’il affiche les caractères non imprimables. Choisissez Outils | Options pour afficher la boîte de dialogue Options et assurez-vous que l’onglet Affichage est sélectionné.

Notez qu’il existe une section dans la boîte de dialogue intitulée Caractères non imprimables ou Marques de mise en forme, selon votre version de Word. Cette section comporte six cases à cocher différentes. Vous pouvez cocher la case Tous, si vous le souhaitez, mais au minimum vous devez cocher les cases à cocher Caractères de tabulation, Espaces, Marques de paragraphe et Texte masqué.

Lorsque vous cliquez sur OK, vous remarquez que votre document semble étrange – il contient de nombreuses marques qui n’existaient pas auparavant. Une fois que vous avez surmonté la désorientation initiale de voir ces marques qui sont normalement invisibles, vous les trouverez inestimables à la fois dans l’édition et le formatage.

Lors de l’édition, vous devenez plus précis dans ce que vous copiez et collez, car vous pouvez maintenant voir exactement quels caractères sont inclus dans votre modification. Vous pouvez également voir où se trouvent les espaces supplémentaires et les caractères de tabulation indésirables afin de pouvoir les modifier facilement.

Lors du formatage, vous pouvez vous assurer de sélectionner exactement les caractères que vous souhaitez formater. Cela améliore votre précision et vous aide à obtenir exactement le look que vous souhaitez. De plus, vous serez moins susceptible d’inclure ou d’exclure la marque de paragraphe dans votre mise en forme. (L’inclusion ou l’exclusion de la marque de paragraphe, selon le cas, a des effets différents sur le formatage et l’édition, d’ailleurs.)

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (3505) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.