Il arrive souvent que vous prépariez un document pour vous assurer que certaines références sont cohérentes. Par exemple, vous devrez peut-être faire référence à une tolérance particulière sur une machine, et il est impératif que les références soient précises et exactes tout au long du document.

Il existe plusieurs façons de gérer cette situation à l’aide de Word. Une façon pratique de le faire consiste à utiliser la fonctionnalité d’insertion automatique dans Word. Lorsque vous utilisez pour la première fois votre valeur ou votre texte, attribuez-le à une insertion automatique. (La manière exacte dont vous créez les entrées d’insertion automatique est décrite dans d’autres numéros de _WordTips _.) Par exemple, vous pouvez affecter 45 000 au nom d’insertion automatique n45. Ensuite, chaque fois que vous tapez n45, vous pouvez appuyer sur F3 et le nom est développé au nombre complet. Pour offrir encore plus de flexibilité, vous pouvez contourner la méthode F3 et suivre ces étapes:

  1. À la première instance de la référence, définissez la valeur d’insertion automatique comme vous le feriez normalement.

  2. Au point suivant où vous avez besoin de la même valeur ou du même texte, insérez un champ en appuyant sur Ctrl + F9.

  3. Dans le champ, tapez AUTOTEXT _ [nom] _, où _ [nom] _ est le nom de l’insertion automatique que vous avez définie à l’étape 1.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque occurrence de la valeur ou du texte.

C’est évidemment un peu plus de travail que d’appuyer simplement sur F3 pour développer une insertion automatique. L’avantage d’utiliser l’insertion automatique de cette manière est qu’il peut être facilement mis à jour. Modifiez simplement l’insertion automatique, mettez à jour vos champs et toutes les instances sont automatiquement modifiées dans tout le document. Si vous utilisez l’approche F3, votre insertion automatique ne peut pas être mise à jour automatiquement.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1532) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.