Keith a écrit sur un problème qu’il avait dans son entreprise. Il semble que lorsqu’il formate des listes numérotées dans un document, ces listes ne se ressemblent pas toujours lorsque le document est ouvert sur les systèmes d’autres personnes.

Ce que vit Keith est quelque chose qui semble être une limitation de Word – lorsque vous utilisez les outils de numérotation intégrés (comme celui de la barre d’outils ou les choix de Format | Puces et numérotation), vous configurez un schéma de numérotation qui peut ne fonctionne que sur votre système et sur celui de personne d’autre.

La raison pour laquelle je dis «peut» est que la configuration de la numérotation de cette manière n’est pas «statique». Si vous cliquez sur l’outil de numérotation ou sélectionnez une option dans Format | Puces et numérotation, vous ne faites que dire « utiliser cet élément de la galerie pour afficher ma numérotation ». (La galerie correspond aux options présentées dans l’onglet Numérotation de la boîte de dialogue Puces et numérotation.

Il y a sept options dans la galerie.)

Si vous ouvrez le même document sur la machine d’une personne différente et que celle-ci a personnalisé les schémas de numérotation dans sa galerie, la numérotation de votre document sera différente sur son système. Si vous ouvrez le même document sur votre système après avoir modifié la mise en forme dans la galerie, ce document peut également être différent sur votre système.

Étant donné que les outils de numérotation intégrés ne fournissent pas de résultats fiables, la plupart des utilisateurs de Word de longue date hésitent à les utiliser. (C’est une manière polie de dire qu’ils les évitent comme la peste.) Au lieu de cela, soit ils font leur numérotation manuellement, soit ils utilisent l’un des champs de numérotation de Word pour créer leur numérotation. Par exemple, le champ SEQ est probablement le champ le plus couramment utilisé pour la numérotation. Il est facile à utiliser, comme cela a été décrit dans d’autres numéros de WordTips, _ et il élimine la plupart des problèmes de numérotation dans Word. D’autres champs (également décrits dans d’autres numéros de _WordTips) incluent LISTNUM, AUTONUM, AUTONUMLGL et AUTONUMOUT.

Une fois que vous savez comment utiliser les champs, leur implémentation dans vos documents fournit de bien meilleurs résultats que ceux que vous pourriez obtenir avec les outils de numérotation automatique de Word.

Les mêmes types d’idées s’appliquent également à la numérotation des contours et des en-têtes – évitez les outils intégrés. Si vous avez besoin de créer des en-têtes numérotés ou des contours numérotés, il existe une excellente ressource sur le site Web de Shauna Kelly sur ce sujet même:

http://www.shaunakelly.com/word/numbering/OutlineNumbering.html

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (310) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Ensuring_Standardized_Numbering [Assurer la numérotation standardisée].