Erin souhaite effectuer un publipostage en utilisant des données source qui se trouvent dans une feuille de calcul Excel où il est possible pour une personne donnée d’avoir plusieurs lignes de données. Elle note que si elle utilisait SQL, elle pourrait utiliser «GROUP BY» pour s’assurer que tous les enregistrements d’un individu donné étaient regroupés. Elle souhaite «grouper» les enregistrements afin de pouvoir mettre tous les enregistrements d’une personne donnée dans un seul document de fusion.

Cela ne peut pas être fait avec les fonctionnalités de publipostage de Word. En fait, la fusion est plutôt limitée dans ce domaine, prenant généralement les informations telles qu’elles sont alimentées à partir du document source. Cela signifie qu’il peut être préférable d’examiner la source et d’effectuer un tri, une condensation et une sélection dans le classeur avant de procéder à la fusion. Il existe de nombreuses façons de travailler avec vos données, y compris la suppression des enregistrements en double ou l’utilisation de macros pour condenser les enregistrements en double en un seul enregistrement. (Des informations complètes sur certaines de ces méthodes peuvent être trouvées sur le site ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

L’autre option est de renoncer à Excel et de placer vos données dans un véritable programme de base de données, tel qu’Access. Vous pouvez y effectuer de nombreux types de traitement, comme vous pouvez le faire avec une base de données SQL, afin de créer des vues d’informations (requêtes) pouvant être utilisées comme données source pour un publipostage Word. Cela vous permettrait d’utiliser facilement les fonctionnalités GROUP BY que vous recherchez.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (7451) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Grouping_Records_in_a_Mail_Merge [Regroupement d’enregistrements dans un publipostage].