Word vous permet de créer facilement des étiquettes d’adresse à partir de données stockées dans une source externe, telle qu’une base de données Access ou un classeur Excel. Word prend essentiellement les informations de ces sources et les «verse» dans le format que vous désignez dans Word. Comme les informations sont placées au format Word, il est possible qu’une ou plusieurs lignes soient trop longues pour tenir dans l’espace alloué dans l’étiquette.

Lorsqu’une ligne d’adresse est renvoyée à plusieurs lignes imprimées, Word la traite comme n’importe quel autre paragraphe et aligne à gauche chaque ligne dans le paragraphe. Que faire si vous voulez que les lignes enveloppées ne soient pas alignées à gauche, mais qu’elles aient un autre alignement? Ce n’est pas aussi facile à faire dans Word, mais peut être géré de différentes manières.

La première façon de gérer les lignes enveloppées est manuellement. Évidemment, si vous créez un nouveau document lorsque vous fusionnez vos étiquettes, vous pouvez parcourir les adresses, trouver les lignes trop longues, appuyer sur Entrée à l’endroit où vous voulez que la ligne se coupe et ajuster l’alignement sur la seconde (débordement ) ligne d’adresse. Ceci, bien sûr, est plutôt fastidieux. Cette approche a cependant ses avantages. Le principal avantage est que les lignes d’adresse de passage peuvent être formatées de la manière souhaitée, c’est-à-dire indentées, centrées, alignées à droite, etc.

Si vous recherchez une approche plus automatique, la seule chose que vous pouvez faire est d’ajuster la mise en forme des paragraphes utilisés pour les lignes d’une étiquette. Si vous prévoyez de longues lignes d’adresses, c’est certainement la voie à suivre. L’approche normale consiste à créer votre document de fusion et publipostage (pour les étiquettes, bien sûr), puis à ajuster tous les paragraphes des étiquettes afin qu’ils utilisent des retraits suspendus. (Cela signifie que la première ligne sera justifiée à gauche et que les lignes supplémentaires seront indentées au degré souhaité.) Cette approche ne donne pas l’avantage de pouvoir justifier à droite ou centrer les lignes de dépassement, mais le le compromis est que vous n’avez pas besoin d’ajuster manuellement les lignes. Suivez ces étapes si vous utilisez Word 97 ou Word 2000:

  1. Choisissez Fusion et publipostage dans le menu Outils. Word affiche l’Aide au publipostage, montrant trois étapes.

  2. À l’aide de la première étape de l’Aide au publipostage, indiquez que vous souhaitez créer des étiquettes de publipostage et que vous souhaitez les créer dans un nouveau document.

  3. À l’aide de la deuxième étape de l’Aide au publipostage, spécifiez une source de données pour votre fusion.

  4. À l’aide des champs à votre disposition, définissez l’apparence de vos étiquettes de publipostage.

  5. Fermez l’Aide au publipostage.

Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, les étapes sont un peu différentes:

  1. Choisissez Lettres et publipostage dans le menu Outils, puis choisissez Fusion et publipostage. Word affiche le volet Office Fusion et publipostage à droite de la fenêtre du programme.

  2. En suivant les étapes du volet Office, indiquez que vous souhaitez créer des étiquettes et que vous souhaitez ensuite dans un nouveau document.

  3. Lorsque vous y êtes invité, spécifiez une source de données pour votre fusion.

  4. À l’aide des champs à votre disposition, définissez l’apparence de vos étiquettes de publipostage.

  5. Fermez le volet Office Fusion et publipostage.

À ce stade, vous avez une feuille d’étiquettes sur votre écran et vous êtes prêt à les formater pour gérer correctement les longues lignes. Quelle que soit la version de Word que vous utilisez, procédez comme suit:

  1. Sélectionnez tout le document en appuyant sur Ctrl + A.

  2. Maintenez la touche Maj enfoncée tout en appuyant sur la flèche gauche. Ceci « désélectionne » le marqueur de paragraphe final dans le document. (Vous devriez avoir tout dans le document sélectionné à l’exception du marqueur de paragraphe final.)

  3. Choisissez Paragraphe dans le menu Format. Word affiche la boîte de dialogue Paragraphe. (Voir la figure 1.)

  4. À l’aide de la liste déroulante Spécial, choisissez Suspendre.

  5. À l’aide du champ Par, spécifiez la distance à laquelle vous voulez que les lignes de débordement soient indentées. (La valeur par défaut est un demi-pouce.)

  6. Cliquez sur OK.

Vos étiquettes sont désormais définies et vous pouvez effectuer votre publipostage comme vous le feriez normalement. Le résultat est des lignes de débordement qui sont en retrait par rapport à la marge gauche, ce qui les fait ressortir un peu.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1612) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Handling_Long_Lines_in_Address_Labels [Gestion des longues lignes dans les étiquettes d’adresse].