Si vous utilisez régulièrement des adresses très longues dans les enveloppes que vous créez dans Word, vous avez peut-être remarqué que Word limite le nombre de lignes que vous pouvez insérer dans une adresse. Cette limite ne se manifeste pas lorsque vous utilisez l’option Enveloppes et étiquettes du menu Outils, où vous pouvez saisir autant de lignes que vous le souhaitez. Au lieu de cela, Word peut simplement décider de ne pas imprimer toutes vos lignes d’adresse lorsque vous imprimez ou créez réellement l’enveloppe. Différents lecteurs rapportent une capacité à imprimer de six à huit lignes, selon la taille de la police.

La raison en est assez simple. L’outil Enveloppes et étiquettes dans Word dépend d’un style prédéfini lors de la création d’une enveloppe. Le style d’adresse, de manière appropriée, est nommé Adresse d’enveloppe. Lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer ou Ajouter au document dans la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, ce style est saisi et utilisé pour la zone d’adresse elle-même.

Le problème est que le style est défini pour utiliser un cadre, ce qui en soi n’est pas un problème. Le problème est que le cadre est défini pour avoir exactement une certaine hauteur. Si le texte ne rentre pas dans ce cadre, la partie inférieure de votre texte est simplement coupée.

Il existe une solution simple à ce problème: tout ce que vous avez à faire est de changer le style. Pour ce faire et résoudre ce problème, procédez comme suit lorsque vous utilisez Word 97 ou Word 2000:

  1. Cliquez sur l’outil Nouveau dans la barre d’outils pour ouvrir un nouveau document basé sur le style Normal.Dot. (Si vous souhaitez résoudre ce problème dans d’autres modèles, vous devez ouvrir le modèle directement ou créer un document vierge basé sur ce style.)

  2. Choisissez l’option Style dans le menu Format. Word affiche la boîte de dialogue Style.

  3. Dans la liste déroulante Liste au bas de la boîte de dialogue, assurez-vous de sélectionner Tous les styles.

  4. Dans la liste des styles, sélectionnez Adresse enveloppe.

  5. Cliquez sur Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style.

  6. Cliquez sur le bouton Format et choisissez Cadre. Cela affiche la boîte de dialogue Frame.

  7. À l’aide de la liste déroulante Hauteur, sélectionnez Au moins.

  8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Frame.

  9. Assurez-vous que la case à cocher Ajouter au modèle est activée, en bas de la boîte de dialogue Modifier le style.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Style.

Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, le processus de changement de style est un peu différent:

  1. Cliquez sur l’outil Nouveau dans la barre d’outils pour ouvrir un nouveau document basé sur le style Normal.Dot. (Si vous souhaitez résoudre ce problème dans d’autres modèles, vous devez ouvrir le modèle directement ou créer un document vierge basé sur ce style.)

  2. Choisissez l’option Styles et formatage dans le menu Format. Word affiche le volet Styles et formatage.

  3. À l’aide de la liste déroulante Afficher en bas du volet Styles et formatage, assurez-vous de sélectionner Tous les styles.

  4. Dans la liste des styles, placez le pointeur de la souris sur le style d’adresse d’enveloppe.

  5. Cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît à droite du nom du style.

  6. Cliquez sur Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style. (Voir la figure 1.)

  7. Cliquez sur le bouton Format et choisissez Cadre. Word affiche la boîte de dialogue Frame.

  8. À l’aide de la liste déroulante Hauteur, sélectionnez Au moins.

  9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Frame.

  10. Assurez-vous que la case à cocher Ajouter au modèle est activée, en bas de la boîte de dialogue Modifier le style.

  11. Cliquez sur OK.

  12. Fermez le volet Styles et formatage.

Lorsque vous enregistrez votre document ou fermez Word, il vous est demandé si vous souhaitez enregistrer vos modifications dans le modèle. Assurez-vous de le faire. Vous pourrez désormais avoir autant de lignes dans votre enveloppe que vous le souhaitez, car le cadre utilisé par le style d’adresse d’enveloppe s’agrandira pour s’adapter à la longueur de tout texte que vous entrez.

Il y a une mise en garde à cela, bien sûr: les enveloppes ne sont pas physiquement infinies en taille. Cela signifie que finalement votre cadre dépassera le bas de l’enveloppe physique. Il n’y a aucun moyen réel de se prémunir contre cela; vous devez simplement vous assurer de limiter manuellement le nombre de lignes dans votre adresse.

Pour ceux qui sont familiers avec les cadres, une façon de contourner ce problème consiste à modifier les autres attributs de cadre utilisés par le style d’adresse d’enveloppe.

Vous pouvez ajuster le cadre pour qu’il apparaisse plus haut sur l’enveloppe et changer simplement la hauteur «Exactement» pour que le cadre ne sorte pas de la page.

Vous pouvez également modifier d’autres attributs de style, tels que la taille de police utilisée.

La façon dont vous gérez cela dépend entièrement de vous et des types d’enveloppes que vous créez.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1727) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Increasing_Envelope_Address_Lines [Augmenter les lignes d’adresse d’enveloppe].