Emily s’inquiète de la façon dont elle continue de perdre le formatage des documents.

Chaque fois qu’elle met en surbrillance une section de texte, puis modifie l’alignement de la police ou de la marge, Word change l’ensemble du document dans cette nouvelle police ou marge.

Avant d’expliquer comment résoudre ce problème, il est nécessaire de faire un petit examen de la façon dont la mise en forme est gérée dans Word. En général, il existe deux types de mise en forme dans Word: implicite et explicite. Le formatage implicite, qui est le formatage effectué par «défaut», est implémenté par l’utilisation de styles. La mise en forme explicite est effectuée à l’aide de commandes de mise en forme, telles que celles trouvées sur les barres d’outils, dans les menus et dans diverses boîtes de dialogue.

Toute mise en forme par défaut dans Word commence par des styles. Vous ne pouvez pas leur échapper; ils sont toujours là, même si vous essayez de les ignorer. Si vous modifiez ce qui se trouve dans la définition d’un style, vous avez modifié la mise en forme appliquée à tous les paragraphes ou caractères qui utilisent ce style. Si vous créez de nouveaux styles, vous créez un nouveau « par défaut »

mise en forme qui peut être appliquée à divers éléments de votre document. Si vous essayez d’ignorer les styles, la plupart, sinon la totalité, de vos paragraphes utilisent le style Normal.

Toute mise en forme explicite que vous effectuez est toujours effectuée en superposition au formatage basé sur le style sous-jacent. Par exemple, si vous sélectionnez quelques mots dans un paragraphe, puis cliquez sur l’outil Gras, le texte sélectionné est mis en forme en gras, mais vous n’avez pas supprimé le style qui contrôlait la mise en forme initiale du texte. Vous ne pouvez pas le supprimer; vous ne pouvez que le remplacer.

Word permet également au formatage explicite non seulement de remplacer le formatage implicite, mais aussi de devenir le format implicite. Cela se produit car Word peut «absorber» les modifications de mise en forme explicites dans le style sous-jacent. Lorsque cela se produit, tous les autres éléments de document qui utilisaient ce style changent automatiquement pour refléter le nouveau format appliqué.

Ce comportement (d’absorber le formatage explicite dans le style sous-jacent) brouille vraiment l’eau pour les personnes qui apprennent simplement comment Word gère le formatage. Tout à coup, les formats locaux peuvent être propagés globalement, ce qui entraîne ce qui semble être un comportement étrange de la part de Word.

Comment résoudre le problème? Désactivez le paramètre dans Word qui entraîne l’absorption de la mise en forme explicite dans les styles sous-jacents. Pour ce faire, procédez comme suit si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003:

  1. Choisissez Styles et formatage dans le menu Format. Word affiche le volet Office Styles et mise en forme.

  2. Placez le pointeur de la souris sur le style que vous souhaitez modifier. Une flèche déroulante doit apparaître à droite du nom du style.

  3. Cliquez sur la flèche déroulante et choisissez Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style. (Voir la figure 1.)

  4. Décochez la case Mettre à jour automatiquement.

  5. Si le style est stocké dans un modèle (il n’est pas défini uniquement pour le document actuel), je trouve que c’est une bonne idée de cocher la case Ajouter au modèle.

  6. Cliquez sur OK.

Enfin, suivez ces étapes si vous utilisez Word 97 ou Word 2000:

  1. Choisissez Style dans le menu Format. Word affiche la boîte de dialogue Style.

  2. Sélectionnez le style que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style.

  3. Décochez la case Mettre à jour automatiquement.

  4. Si le style est stocké dans un modèle (il n’est pas défini uniquement pour le document actuel), je trouve que c’est une bonne idée de cocher la case Ajouter au modèle.

  5. Cliquez sur OK.

C’est ça; c’est ainsi que vous empêchez Word d’appliquer les modifications explicites au style sous-jacent. Bien sûr, si vous avez modifié les styles par inadvertance plus tôt (parce que la case à cocher Mettre à jour automatiquement a été activée), vous devrez revenir en arrière et modifier la définition de style pour que le texte apparaisse comme vous le souhaitez. Vous devrez également suivre et effectuer ces mêmes étapes sur tous les autres styles du modèle ou du document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (93) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Losing_All_Formatting_in_a_Document [Perte de tout formatage dans un document].