Conservation du formatage lors de l’insertion de documents (Microsoft Word)

Randall se demande comment il peut insérer un document au milieu d’un document plus grand et conserver le même aspect et la même mise en forme. Il souhaite insérer un document de deux pages au milieu d’un document plus long et conserver la même mise en forme afin que, une fois insérées, les deux pages aient la même apparence que d’habitude.

Il est vraiment difficile de faire cela, avec des résultats cohérents, dans Word. Pourquoi?

En raison de la façon dont Word gère la mise en forme. Considérez, pendant un instant, la simple question des marges de page. Lorsque vous insérez un document dans un autre, Word suppose que vous souhaitez utiliser les mêmes marges de page que celles du document de réception, même si celles-ci sont différentes des marges du document d’origine. Si les marges des deux documents ne sont pas les mêmes, le document inséré sera reformaté dans les nouvelles marges et vous vous retrouverez avec quelque chose qui semble différent de l’original.

Une façon d’aider à atténuer ce problème consiste à insérer des sauts de section avant et après l’endroit où le document de deux pages sera inséré. Cela n’entraînera pas le document de réception pour avoir automatiquement les mêmes marges sur le document inséré, mais vous serez en mesure de définir manuellement les marges entre les sauts de section afin qu’ils correspondent à ce qui est dans le document de deux pages. Cela pourrait arrêter certains des maux de tête de reformatage.

Remarquez que j’ai dit «certains». La raison est que la plupart des maux de tête de mise en forme seront centrés sur la mise en forme réelle du texte inséré. Lorsque vous insérez un document dans un autre, Word transfère toute la mise en forme (styles et mise en forme explicite) du document d’origine et l’ajoute au document de réception. Si le document de réception a un style du même nom que celui utilisé par le document en cours d’insertion, les attributs de style du document de réception sont utilisés de préférence à ceux du document en cours d’insertion. Dans un tel cas, la probabilité que le texte inséré soit différent de l’original est très élevée.

Par exemple, chaque document a un style de paragraphe nommé « Normal ». Si le document de réception a le style Normal défini pour afficher le texte au format Ariel 12 points et que le document en cours d’insertion a le style Normal défini pour afficher le texte au format Times New Roman 10 points, alors tous les paragraphes du document d’origine sont formatés avec le style Normal adoptera le formatage Ariel 12 points une fois inséré dans le document de réception.

Le seul moyen de contourner ce problème consiste à vous assurer que le document inséré n’utilise jamais les mêmes styles que le document récepteur. C’est évidemment beaucoup de travail. Pour cette raison, de nombreuses personnes évitent d’insérer des documents tous ensemble. Au lieu de cela, ils insèrent une « image » du document en suivant ces étapes générales:

Ce qui se passe, c’est que le texte du Presse-papiers (le document à insérer) est inséré dans le document de réception, mais il est inséré comme une image et est donc plus proche de l’apparence d’origine. Vous voudrez jouer avec cette méthode d’insertion; il ne convient pas aux documents plus longs ou aux documents très complexes.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (3453) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Maintaining_Formatting_when_Inserting_Documents [Maintenir la mise en forme lors de l’insertion de documents].