Suzanne a une feuille de calcul Excel contenant des adresses. Les codes postaux sont formatés via le formatage Excel spécial qui conserve les zéros non significatifs. Cependant, lorsqu’elle utilise le publipostage dans Word, les zéros non significatifs sont supprimés.

Il existe plusieurs façons d’aborder ce problème. Vous pouvez, par exemple, aller dans Excel et créer une nouvelle colonne contenant des versions textuelles des codes postaux numériques. Voici une formule Excel pratique à utiliser pour accomplir cela:

=RIGHT("00000" & A1, 5)

Si vous mettez cette formule dans une colonne qui a été mise en forme sous forme de texte (et que le code postal est dans la cellule A1), vous vous retrouvez avec du texte qui contient les zéros non significatifs. Vous pouvez ensuite utiliser cette nouvelle colonne dans votre fusion dans Word.

Si vous ne souhaitez pas modifier les données Excel d’origine, vous devez vous en tenir à vos modifications dans le document de fusion Word. Jetez un œil au document; il contient des champs de fusion qui indiquent où les données fusionnées seront placées. Ces champs indiquent également comment les données fusionnées doivent être traitées. Si vous sélectionnez le champ de fusion pour le code postal, vous pouvez le développer en appuyant sur Maj + F9. Vous devriez voir le code sous-jacent qui compose le champ. Vous pouvez ensuite modifier le code du champ pour qu’il ressemble à ceci:

{ MERGEFIELD "Zip" \# 00000-0000 }

Le nom entre guillemets (« Zip ») peut être différent; il représente le nom de la colonne dans la feuille de calcul Excel qui doit être fusionnée. La partie importante est d’ajouter le commutateur de formatage (\ #)

suivi du modèle à utiliser pour formater les données fusionnées. Lorsque vous avez terminé d’apporter la modification au champ, vous pouvez appuyer à nouveau sur Maj + F9 pour réduire le champ, puis effectuer votre fusion.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (324) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Maintaining_Leading_Zeroes [Maintenir les zéros principaux].