Dans un environnement d’entreprise utilisant Word, il n’est pas rare que l’entreprise ait développé un ensemble standard de modèles qui définissent le « look »

recherché pour les communications d’entreprise. Malheureusement, si les utilisateurs modifient les styles dans les modèles (il existe de nombreuses façons de le faire sans même essayer délibérément), les modèles d’origine peuvent facilement être corrompus.

Par exemple, disons que Mary utilise le modèle d’entreprise pour créer une lettre, puis enregistre la lettre sur le disque. Plus tard, Bill crée une lettre en utilisant le même modèle, mais apporte quelques modifications aux styles au cours de la création et de l’enregistrement de son document. La prochaine fois que Mary ouvrira sa lettre, les changements de style apportés par Bill affecteront l’aspect de sa lettre.

Contourner ce problème implique une approche en trois volets. Tout d’abord, vous devez enregistrer vos modèles d’entreprise de manière protégée; deuxièmement, vous devez configurer Word pour y accéder correctement; et troisièmement, vous devez faire une formation aux utilisateurs.

Tout d’abord, assurez-vous que vos modèles sont stockés sur le serveur réseau de l’entreprise dans un dossier spécial que vous avez créé uniquement dans le but de stocker les modèles. Assurez-vous que tout le monde a accès au dossier, mais il doit être en lecture seule. De plus, cela ne fait pas de mal de s’assurer que les modèles sont enregistrés en lecture seule. Si vous rencontrez des problèmes avec la configuration et le stockage des modèles de cette manière, votre administrateur réseau devrait être en mesure de le faire assez rapidement.

Deuxièmement, dans Word, choisissez Options dans le menu Outils, puis affichez l’onglet Emplacements des fichiers. Assurez-vous que la spécification des modèles de groupe de travail pointe vers le dossier spécial que vous avez configuré à l’étape précédente. Ensuite, assurez-vous que l’option Modèles utilisateur est définie sur un dossier privé sur le disque dur de l’utilisateur ou dans leur espace sur le serveur réseau.

Troisièmement, indiquez aux utilisateurs que s’ils souhaitent apporter des modifications à un modèle (afin qu’ils puissent utiliser ces modifications encore et encore), ils doivent copier le modèle de la zone protégée sur le serveur réseau vers leur zone de modèle utilisateur et donner le modèle un nouveau nom. (Cette copie doit avoir lieu en dehors de Word, en utilisant les capacités de Windows lui-même.)

Des modifications peuvent désormais être apportées au modèle sans affecter personne d’autre.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (9442) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Managing_Corporate_Templates [Gestion des modèles d’entreprise].