Il n’est pas rare que les gens travaillent ensemble en «équipes» dans l’environnement commercial actuel. Au lieu d’une seule personne responsable d’une tâche donnée, un groupe de personnes peut être chargé de sa réussite. Cela peut signifier que vous disposez d’un document dont plusieurs personnes sont responsables. Avec certains programmes Office (comme Excel), plusieurs utilisateurs peuvent partager le même document et travailler dessus en même temps.

Word ne permet pas à plusieurs personnes d’utiliser le même document Word en même temps, car les modifications effectuées par chaque individu pourraient créer des ravages avec le document final. Au lieu de cela, Word fournit plusieurs outils que vous pouvez utiliser dans un environnement multi-utilisateur pour faciliter un peu la collaboration d’un document.

Le premier de ces outils est appelé Suivi des modifications. Cet outil permet deux approches différentes de l’édition de documents, chacune avec des avantages et des inconvénients. La première approche suppose une progression en série du document. Par exemple, vous disposez d’un seul exemplaire du document et il passe par chaque membre de votre équipe. Lorsque le suivi des modifications est activé, les modifications de chaque personne sont notées et peuvent être facilement examinées par la personne responsable en dernier ressort du document. Cette personne – celle avec laquelle le document a commencé et finira par se terminer – utilise la fonction Accepter ou rejeter les modifications pour examiner chaque modification et juger si elle doit être acceptée ou non.

L’autre approche d’utilisation de l’outil Suivi des modifications consiste à donner à chaque membre de votre équipe une copie du document. Ils sont libres d’apporter des modifications, et ils n’ont pas à le faire lorsque le suivi des modifications est activé.

Ensuite, la personne responsable de la production du document final rassemble chacun des documents modifiés et les «fusionne» à l’aide de la fonction Comparer les documents. (Encore une fois, cette fonctionnalité fait partie de la partie globale de suivi des modifications de Word.) Comparer des documents combine deux documents, ce qui donne un document qui montre les différences entre les deux documents d’origine. Une fois le processus de fusion terminé, avec chacun des documents des membres de l’équipe, la personne responsable peut à nouveau utiliser la fonction Accepter ou refuser les modifications pour examiner chaque modification et déterminer son acceptabilité.

Si vous décidez d’utiliser la fonctionnalité Suivi des modifications de Word, et en particulier si vous décidez d’utiliser la première approche, vous souhaiterez peut-être utiliser la fonctionnalité Commentaires pour permettre aux membres de l’équipe d’insérer leurs commentaires dans le document. Ces commentaires ne doivent pas refléter les modifications réelles du document (qui doivent être apportées au document lui-même avec le suivi des modifications activé), mais peuvent contenir des commentaires généraux sur les raisons pour lesquelles certaines modifications ont été apportées ou simplement des commentaires généraux sur le développement du document. En effet, la fonction Commentaires devient un moyen pour les membres de l’équipe de contribuer au processus de développement. Le membre de l’équipe responsable en dernier ressort du document peut alors lire les commentaires et résoudre les problèmes qu’ils contiennent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (534) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Multiple_Document_Users [Plusieurs utilisateurs de document].