Outlook fait partie de la suite Office et est donc conçu pour être utilisé de concert avec Word. Parfois, cependant, faire fonctionner Outlook de manière intuitive avec Word peut être un défi.

Considérez la situation dans laquelle vous souhaiterez peut-être utiliser le carnet d’adresses Outlook pour insérer des adresses personnelles dans un document Word. Si vous utilisez le bouton de la barre d’outils Carnet d’adresses pour insérer les adresses, Word et Outlook utilisent ce que beaucoup considèrent comme un ensemble de directives non intuitif pour déterminer quelle adresse est réellement insérée dans Word. Pour comprendre pourquoi (et comment utiliser l’adresse que vous voulez vraiment), commençons par récapituler un peu du côté Outlook des choses.

Les contacts dans Outlook peuvent avoir trois adresses: «Entreprise», «Domicile» ou «Autre». Lorsque vous consultez les détails du contact sous l’onglet Général d’un formulaire de contact dans Outlook, il existe une zone d’adresse multiligne affichant l’une des adresses. La façon de voir les autres adresses se fait via la liste déroulante / le bouton de choix à côté de la zone d’adresse – celle qui indique si l’adresse est «Professionnel», «Domicile» ou «Autre».

Il existe également une case à cocher intitulée «Ceci est l’adresse postale». Cette case à cocher indique laquelle des trois adresses est l ‘«adresse postale». Si l’adresse professionnelle est cochée, la coche disparaîtra lors de l’affichage de l’adresse du domicile, mais réapparaîtra lorsque vous reviendrez pour afficher à nouveau l’adresse professionnelle. C’est un peu déroutant, je sais, mais …​ Quoi qu’il en soit, la chose à faire ici est de s’assurer que la coche s’affiche pour l’une des adresses du contact que vous êtes susceptible d’utiliser le plus ou (et je pense que c’est mieux) de vous assurer que le L’adresse professionnelle est cochée plutôt que l’une des autres. Vous verrez bientôt pourquoi je pense que ce dernier, mais pour l’instant, je dois souligner que cocher une adresse n’empêche pas Word de pouvoir accéder à d’autres. Il définit simplement la valeur par défaut. Mais il est important de définir l’un d’entre eux en raison d’un bogue relativement mineur dans le logiciel.

D’accord, passons à Word. Cliquez sur le bouton Carnet d’adresses dans la barre d’outils de Word pour afficher la boîte de dialogue Sélectionner des noms. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms, définissez la liste déroulante «Afficher les noms de» sur «Contacts»

(le sous-choix sous Carnet d’adresses Outlook).

Maintenant le peu intéressant. Un ensemble de boutons radio apparaîtra comme par magie sous la liste déroulante et ils seront étiquetés «Mailing», «Home» et «Other». Et, oui, Mailing '' signifie l’adresse du contact qui a été cochée comme adresse postale, Domicile  » est la même que l’adresse Domicile '' du contact dans Outlook et Autre  » est la même que l’adresse «  Autre  » du contact dans Perspective. Maintenant, il devrait être assez évident pourquoi j’ai suggéré de cocher l’adresse professionnelle comme adresse postale – sinon ce n’est pas un choix disponible dans cette boîte de dialogue Sélectionner les noms! (Je sais, je sais.

Ne me lancez pas dans la conception et la planification de logiciels – nous serons là toute la journée!). Qu’il suffise de dire, choisissez le type d’adresse requis pour l’insertion dans Word, recherchez le nom du contact dans la liste et cliquez sur OK. L’adresse demandée doit être insérée dans Word – en supposant qu’une adresse de ce type existe pour ce contact, bien sûr.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (913) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.