Les avocats du cabinet d’avocats de Patty utilisent le suivi des modifications de Word comme outil de collaboration et ils aiment particulièrement voir différentes révisions d’auteur représentées dans différentes couleurs et par leur nom. La société a eu un problème qui s’est produit récemment lorsqu’un avocat envoie un document à un client, à la recherche de lui pour faire des révisions, mais lorsque le document retourne, toutes les modifications sont dans une couleur identifiée par «Auteur». En recherchant cela, Patty pense que le problème se produit parce que la personne de l’autre côté apporte des modifications et enregistre avec le paramètre «Supprimer les informations personnelles lors de l’enregistrement» activé. Elle se demande s’il existe un moyen (peut-être avec une macro) d’empêcher l’activation de ce paramètre afin de voir qui modifie les documents envoyés aux clients.

Le moyen le plus simple de gérer cela (comme Patty le soupçonnait) est d’utiliser une macro.

La macro peut être configurée pour qu’elle s’exécute chaque fois que le document est ouvert.

(Tout ce que vous avez à faire est de stocker la macro dans l’objet ThisDocument.)

La macro ne doit définir qu’un seul paramètre:

Private Sub Document_Open()

With ActiveDocument         .RemovePersonalInformation = False     End With End Sub

Maintenant, il y a quelques mises en garde liées à l’efficacité de l’utilisation d’une macro pour définir ce paramètre. Tout d’abord, vous devez comprendre que si l’utilisateur n’active pas les macros lors de l’ouverture du document, cette macro ne s’exécutera jamais. Deuxièmement, la macro s’exécute à l’ouverture du document, ce qui signifie que le paramètre peut être explicitement modifié par l’utilisateur une fois le document ouvert.

Une meilleure solution au problème se situerait peut-être dans le domaine de l’éducation des utilisateurs: vous pouvez créer une feuille d’instructions fournie au client, avec le document, indiquant au client comment apporter correctement des modifications au document. Cette feuille peut indiquer au client de ne pas modifier le paramètre «Supprimer les informations personnelles lors de l’enregistrement», ainsi que les autres tâches que vous souhaitez effectuer pendant la révision du document.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (3799) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.