Lorsque vous utilisez la fonctionnalité de publipostage de Word, vous avez la possibilité de fusionner avec l’imprimante ou de fusionner dans un nouveau document. Le choix de cette dernière est souvent la meilleure alternative, car vous avez la possibilité d’inspecter votre sortie avant d’imprimer réellement.

Mais que se passe-t-il si vous ne devez imprimer qu’une partie de vos documents fusionnés? Par exemple, si votre document fusionné prend 320 pages et que vous n’avez besoin d’imprimer que les 15 dernières? Vous pourriez penser que la réponse est de n’imprimer qu’une plage de pages, c’est-à-dire les pages 305-320.

Si vous essayez de le faire avec un document fusionné par courrier, vous n’obtiendrez pas un résultat attendu. En fait, vous n’obtiendrez aucun résultat. Cela est dû au fait que Word insère un saut de section entre chaque enregistrement fusionné qu’il ajoute à votre document. Ainsi, si vous imprimez 320 copies d’un document d’une seule page, vous en avez 320 pages, pas les pages 1 à 320.

Cela semble déroutant? Cela peut arriver si vous ne comprenez pas comment les sections fonctionnent.

Chaque fois qu’une nouvelle section est démarrée, Word recommence à compter les numéros de page. Pour contourner ce problème, vous avez trois alternatives.

Tout d’abord, vous pouvez simplement commencer à supprimer des pages jusqu’à ce qu’il ne reste plus que les pages souhaitées. (J’appelle cela la méthode de la force brute, et ce n’est pas toujours le meilleur choix.) Deuxièmement, vous pouvez simplement remplacer tous les sauts de section dans le document fusionné par des sauts de ligne. Cela se fait en suivant ces étapes:

  1. Choisissez l’option Remplacer dans le menu Edition ou appuyez sur Ctrl + H. Word affiche l’onglet Remplacer de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. (Voir la figure 1.)

  2. Dans la zone Rechercher, entrez ^ b. Ceci est le code pour un saut de section.

  3. Cliquez sur le bouton Pas de formatage, s’il est disponible. Cela supprime toutes les spécifications de mise en forme dans ce que vous recherchez. (Vous devrez peut-être cliquer sur le bouton Plus pour voir le bouton Pas de formatage.)

  4. Dans la zone Remplacer par, entrez ^ m. Ceci est le code pour un saut de page.

  5. Cliquez sur le bouton Pas de formatage, s’il est disponible. Cela supprime toutes les spécifications de mise en forme dans ce que vous remplacez.

  6. Cliquez sur Remplacer tout.

Vous pouvez maintenant imprimer normalement, en entrant une plage de numéros de page que vous souhaitez imprimer.

Cependant, la troisième solution est peut-être la plus rapide et la plus simple. Rappelez-vous simplement que dans votre document fusionné, vous travaillez avec des sections plutôt qu’avec des pages. Ainsi, si vous souhaitez imprimer la lettre type pour les enregistrements 305 à 320, procédez comme suit:

  1. Choisissez Imprimer dans le menu Fichier. Word affiche la boîte de dialogue Imprimer.

  2. Dans la zone Pages, entrez s305-s320. Notez l’inclusion du «s». Cela indique que vous spécifiez une plage de sections, par opposition à une plage de pages normale.

  3. Cliquez sur OK. Les informations souhaitées sont imprimées.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1126) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Printing_Portions_of_Mail_Merged_Documents [Impression de portions de documents fusionnés par courrier].