Une manière courante de protéger les documents consiste à définir les options de partage disponibles lorsque vous enregistrez le document. Par exemple, vous pouvez choisir Outils | Options | Enregistrez, puis remplissez le passwords au bas de la boîte de dialogue. Un mot de passe est utilisé pour ouvrir le document, et l’autre est utilisé si vous souhaitez interdire les modifications du document.

L’inconvénient de ces options de mot de passe est que l’utilisateur est présenté avec une boîte de dialogue qui demande un mot de passe lorsqu’il essaie d’ouvrir le document. La différence entre les deux mots de passe est que si vous avez besoin d’un mot de passe pour ouvrir, l’utilisateur ne pourra même pas ouvrir le document sans celui-ci. Si vous avez besoin d’un mot de passe pour modifier le document, l’utilisateur peut ouvrir une copie en lecture seule du document, même s’il ne dispose pas du mot de passe.

Que faire si vous n’avez jamais l’intention de fournir le mot de passe aux utilisateurs? Dans ce cas, demander un mot de passe semble être une perte de temps. Au lieu de cela, ce serait bien que les utilisateurs puissent ignorer la boîte de dialogue et simplement ouvrir une copie en lecture seule du document. Dans ce cas, vous pouvez implémenter une solution de trois manières.

La première solution (et la plus simple) consiste à rendre le fichier de document en lecture seule. Dans Windows (pas Word), cliquez avec le bouton droit sur le document et choisissez l’option Propriétés. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vous pouvez modifier l’attribut en lecture seule du fichier. Si vous le marquez comme étant en lecture seule, personne ne peut changer le document; il sera automatiquement en lecture seule lorsqu’il sera ouvert dans Word. Bien sûr, rien n’empêche quelqu’un d’autre de suivre ces mêmes étapes et d’effacer l’attribut en lecture seule afin de pouvoir modifier le fichier d’origine.

La deuxième approche consiste à tirer parti de vos paramètres réseau, si vous disposez d’un réseau. Parlez simplement à votre administrateur système et demandez-lui de créer un dossier dans lequel vous pouvez écrire, mais à partir duquel les autres ne peuvent que lire. De cette façon, ils ne peuvent pas modifier le document original, mais vous le pouvez.

La troisième approche consiste à protéger le document différemment. Lorsque vous choisissez Protéger le document dans le menu Outils, Word affiche la boîte de dialogue Protéger le document ou le volet Office Protéger le document, selon votre version de Word. Ce type de protection est souvent utilisé lors de la création de formulaires, mais il s’applique également aux documents généraux.

Dans la boîte de dialogue Protéger le document, assurez-vous que l’option Formulaires est sélectionnée, puis fournissez un mot de passe. Lorsque le document est chargé ultérieurement, l’utilisateur n’est pas invité à entrer un mot de passe. L’utilisateur ne pourra pas non plus faire d’autres choses, comme sélectionner du texte et le copier.

L’utilisateur pourra cependant visualiser et imprimer le document, comme il le souhaite.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1654) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Read-Only_Documents_without_a_Password [Documents en lecture seule sans mot de passe].