Jeff a un problème lorsqu’il s’agit de coller des informations des documents d’autres personnes dans le sien. Il travaille dans un bureau où différents services lui envoient des rapports. Il copie les informations de ces rapports dans un document «récapitulatif». Tout le copier-coller se passe bien, sauf pour un document. Lorsqu’il copie les informations de ce document et les colle dans le sien, les informations collées ont l’attribut gras inversé. En d’autres termes, ce qui était du texte normal dans le document original est maintenant en gras, et ce qui était en gras est maintenant régulier.

La copie d’informations d’un document à un autre peut parfois être une proposition aléatoire. La raison en est que cela ne fonctionne pas toujours comme prévu, en particulier en ce qui concerne le formatage. Les problèmes peuvent généralement être attribués à une différence dans la façon dont les styles et la mise en forme sont gérés dans les documents source et cible.

Vous voyez, même si vous n’utilisez pas de styles, Word le fait toujours. Chaque paragraphe a un style qui lui est appliqué, que vous le pensiez ou non. Lorsque vous copiez des paragraphes d’un document à l’autre, Word ne pense pas «hé, je copie du texte normal». Au lieu de cela, il pense « hé, je copie du texte formaté avec le style SoAndSo ». Si les documents source et cible utilisent un style portant le même nom et que ce style est mis en forme différemment dans les deux, le texte copié n’aura pas la même apparence dans le document cible que dans la source. Vous pouvez trouver une explication particulièrement bonne de tout ce concept ici:

http://www.shaunakelly.com/word/styles/FormatOfTextChanges.html

La meilleure solution à long terme est donc de s’assurer que les documents source et cible utilisent les mêmes styles et que les styles sont correctement appliqués dans les deux documents.

Si l’utilisation de styles n’est pas une option (peut-être que la politique de bureau ne le permettra pas), alors vous serez peut-être obligé d’essayer simplement de «corriger» les informations collées dans votre document cible. Vous pouvez procéder de deux manières: en utilisant Rechercher et remplacer ou en utilisant une macro. Pour utiliser la méthode Rechercher et remplacer, procédez comme suit:

  1. Recherchez du texte mis en forme en gras, en le remplaçant par du texte normal mis en forme avec une couleur, telle que le rouge.

  2. Recherchez du texte qui n’est ni en gras ni en rouge, en le remplaçant par du texte en gras qui n’est pas en rouge.

  3. Recherchez du texte rouge en le remplaçant par du texte normal.

L’utilisation d’un texte de couleur différente (rouge) est nécessaire pour qu’il puisse subsister une différenciation entre le texte censé finir en gras et le texte censé finir régulier.

Si vous utilisez une macro, ce problème n’existe pas. La macro simple suivante parcourt chaque caractère d’une sélection et modifie simplement la condition de l’attribut gras.

Sub ReverseBold()

Dim c     For Each c In Selection.Characters         c.Font.Bold = Not c.Font.Bold     Next c End Sub

Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le texte que vous venez de coller (le texte dont le gras est inversé) et d’exécuter la macro. Chaque instance de texte en gras est remplacée par régulière et régulière par gras.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (3525) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Reversed_Bolding [Reversed Bolding].