Judith avait un problème avec les utilisateurs qui ne parviendraient pas à enregistrer leur travail, et même en quittant le programme, ne sauvegardaient toujours pas. Cela a entraîné des utilisateurs frustrés et un service d’assistance encore plus frustré.

Bien sûr, une réponse au problème est simplement de souligner qu’il est idiot de ne pas épargner et que les utilisateurs devraient souffrir de leur propre oubli.

Après tout, Word vous demande si vous souhaitez enregistrer avant de jeter votre document lorsque vous quittez.

Cela étant dit, il existe un moyen de tout enregistrer, et cette approche est fondamentalement différente de la façon dont Word fonctionne par défaut. La nouvelle approche impliquerait de sécuriser un nom de fichier lors de la création d’un document. Ainsi, si vous choisissez de créer un document, Word demande un nom de fichier et enregistre immédiatement le fichier vide en utilisant ce nom. Ensuite, chaque fois que vous quittez le programme ou fermez le document, Word enregistre automatiquement la condition actuelle du fichier – il peut le faire car il a déjà sécurisé le nom du fichier.

Afin de mettre en œuvre un tel système, vous devez configurer deux macros spéciales: AutoNew et AutoClose. La première macro, AutoNew, entre en jeu chaque fois qu’un nouveau document est créé. Le but de cette macro est d’inviter l’utilisateur à entrer un nom de fichier, puis d’enregistrer le document en utilisant ce nom. Voici un exemple de macro qui fera exactement cela:

Sub AutoNew()

Dim sMyFile As String

On Error Resume Next     sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ")



With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)

.Title = sMyFile         .Execute     End With

Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub

Si vous placez cette macro AutoNew dans le modèle Normal (Normal.dot ou Normal.dotm, selon votre version de Word), chaque fois que l’utilisateur crée un nouveau document, il passe à l’action. (La seule exception concerne le démarrage initial de Word et l’affichage d’un nouveau document.)

La deuxième macro, AutoClose, est extrêmement simple. Il ne fait que sauvegarder le document, aucune question posée:

Sub AutoClose()

ActiveDocument.Save End Sub

Désormais, chaque fois que vous quittez, vos modifications sont enregistrées. Si, pour une raison quelconque, le document n’a pas été nommé (par exemple, l’utilisateur a commencé à taper dans le document par défaut affiché pour la première fois au démarrage de Word), la boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche et l’utilisateur peut fournir un nom de fichier.

Bien qu’il soit possible de ne pas enregistrer un document lors de l’utilisation de ces macros, il s’agit d’un processus beaucoup plus fastidieux. Le résultat est que presque rien n’est perdu. Ceci, bien sûr, présente des défis de gestion intéressants.

Par exemple, l’espace disque pourrait bientôt devenir une denrée très rare. Cela signifie que vous aurez peut-être besoin de certaines politiques pour enregistrer plusieurs versions de document ou pour nommer des documents. Ce n’est que la pointe de l’iceberg, pour ainsi dire, car il y a beaucoup d’autres problèmes de gestion liés à cette approche.

Ce qui soulève une toute autre question: qu’est-ce qui est pire: traiter avec des utilisateurs qui ne peuvent pas enregistrer un document seuls ou avec des utilisateurs qui sont obligés d’enregistrer tous les documents? La réponse, bien sûr, variera d’une entreprise à l’autre.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1469) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Saving_Everything [Tout sauver].