Si vous travaillez dans une entreprise où vous devez numéroter des éléments de manière séquentielle, vous vous demandez peut-être s’il existe un moyen d’utiliser Word pour créer les étiquettes à votre place. Word propose de nombreuses façons d’implémenter un type de numérotation dans vos documents. Par exemple, vous pouvez utiliser différents champs pour la numérotation, ou utiliser des listes numérotées, la fonction de sous-titrage ou vous pouvez utiliser la fusion de courrier. Bien que toutes ces fonctionnalités (et plus) utilisent un certain type de numérotation, elles ne sont pas toutes adaptées à la création d’étiquettes.

Le moyen le plus simple de configurer des étiquettes comportant des numéros séquentiels consiste peut-être à utiliser la fonctionnalité Enveloppes et étiquettes de Word de concert avec le champ SEQ. Suivez simplement ces étapes:

  1. Utilisez l’option Enveloppes et étiquettes du menu Outils pour créer une feuille d’étiquettes vierges.

  2. Dans l’étiquette en haut à gauche, saisissez le mot Exposition, suivi d’un espace.

  3. Appuyez sur Ctrl + F9. Word insère une paire d’accolades de champ dans l’étiquette.

  4. Tapez SEQ et un espace.

  5. Tapez un nom pour cette séquence de nombres, par exemple «exposition» (sans les guillemets).

  6. Appuyez sur F9. Le champ est réduit et un nombre apparaît dans votre étiquette.

  7. Formatez le contenu de cette première étiquette comme vous le souhaitez.

  8. Copiez la première étiquette en la sélectionnant et en appuyant sur Ctrl + C.

  9. Sélectionnez tour à tour chacune des autres étiquettes de la première ligne et appuyez sur Ctrl + V. Vous devriez maintenant avoir une ligne complète des étiquettes.

  10. Sélectionnez les autres lignes d’étiquettes vides et supprimez-les.

  11. Sélectionnez toute la première ligne d’étiquettes et appuyez sur Ctrl + C.

  12. Appuyez sur la flèche droite, qui doit placer votre point d’insertion immédiatement après (sous) la première rangée d’étiquettes.

  13. Appuyez sur Ctrl + V pour coller une nouvelle ligne d’étiquettes. Vous devriez maintenant avoir deux rangées d’étiquettes, correctement formatées. (Ne vous inquiétez pas encore qu’ils portent les mêmes numéros.)

  14. Appuyez sur Ctrl + V pour chaque ligne supplémentaire d’étiquettes souhaitée. Vous voulez suffisamment de lignes d’étiquettes pour répondre à l’ensemble de vos besoins. Ainsi, si vous avez besoin d’un total de 125 étiquettes, et que vous pouvez obtenir 3 étiquettes par ligne, vous devriez vous retrouver avec 42 lignes d’étiquettes.

  15. Appuyez sur Ctrl + A pour tout sélectionner dans le document.

  16. Appuyez sur F9. Cela met à jour tous les champs de ce que vous avez sélectionné. Toute votre numérotation devrait maintenant être correcte.

Si vous préférez ne pas utiliser le champ SEQ pour créer les étiquettes, vous pouvez également les créer en effectuant un publipostage. Conceptuellement, il vous suffit de faire ce qui suit:

  1. Créez une feuille de calcul Excel contenant autant de nombres que nécessaire.

Par exemple, si vous avez besoin de 175 étiquettes, vous placez un titre dans la cellule A1 (tel que «Nombre») et les 175 nombres dont vous avez besoin dans les cellules A2 à A176. Assurez-vous d’enregistrer le classeur.

  1. Dans Word, choisissez Fusion et publipostage dans le menu Outils. Cela affiche la boîte de dialogue Aide au publipostage.

  2. Suivez les étapes de création d’un nouveau document composé d’étiquettes et de spécification de votre source de données (la feuille de calcul que vous avez créée à l’étape 1).

  3. Créez l’exemple d’étiquette de sorte qu’il contienne le mot Exposition suivi d’un champ de fusion qui représente le nombre extrait de la feuille de calcul Excel. Assurez-vous que le contenu de l’étiquette est formaté comme vous en avez besoin.

  4. Fusionner les informations dans un nouveau document. Vous devriez maintenant avoir un document contenant toutes vos étiquettes et vous pouvez les imprimer comme vous le souhaitez.

Bien sûr, il existe des solutions tierces disponibles pour créer des étiquettes numérotées de manière séquentielle. Un qui est fortement recommandé par plusieurs abonnés WordTips est Bates Labels de Payne Consulting (http://www.payneconsulting.com). Ce modèle Word gratuit vous permet de créer facilement autant d’étiquettes dont vous avez besoin dans un but spécifique.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1492) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Sequentially_Numbered_Labels [Étiquettes numérotées séquentiellement].