L’abonné Reyzl Kalifowicz-Waletzky a demandé s’il y avait un moyen, lors de l’utilisation de Word comme éditeur de courrier électronique, de forcer la longueur des lignes afin qu’elles ne dépassent pas 78 caractères. Avant de répondre, une petite discussion philosophique peut être de mise …​

Il existe deux types de courrier électronique qui sont régulièrement envoyés sur Internet.

Le premier type est le courrier électronique contenant uniquement du texte. Il s’agit du type de courrier électronique traditionnel et le texte peut être affiché par tous les clients de messagerie de la planète.

Si vous travaillez avec un logiciel (tel qu’un gestionnaire de liste de diffusion) qui s’attend à ce que chaque ligne d’un message ne contienne qu’un certain nombre de caractères, il y a fort à parier qu’il attend un message électronique contenant uniquement du texte.

L’autre type de courrier électronique que les gens envoient est le courrier électronique HTML. Si vous recevez des messages qui ont de jolis arrière-plans, des drapeaux agitant, un type de taille différent et des attributs tels que gras ou italique, alors le message est un e-mail HTML.

Même si le message ne contient que du texte, il s’agit toujours d’un e-mail HTML.

Ces types de messages utilisent les mêmes codes de mise en forme qui existent dans les pages Web afin de contrôler la façon dont le texte apparaît dans un client de messagerie.

Le problème est que tous les clients de messagerie ne peuvent pas afficher les messages HTML. S’ils ne peuvent pas l’afficher, il y a de fortes chances qu’ils ne puissent pas voir votre message. (Ceci, encore une fois, est la raison pour laquelle certains programmes – comme un gestionnaire de liste de diffusion – peuvent nécessiter des messages texte uniquement.) De plus, les messages électroniques HTML sont toujours plus volumineux qu’un message texte équivalent en raison du formatage supplémentaire les informations envoyées avec le message.

Word, lorsqu’il est utilisé comme éditeur de messagerie électronique, est principalement utilisé pour créer des messages HTML. Malheureusement, il n’y a aucun paramètre dans Word qui contrôle la longueur de ligne, car la longueur de ligne n’est pas un problème avec les messages HTML. Pour cette raison, si vous devez créer des messages électroniques contenant uniquement du texte, il est conseillé de le faire à l’aide d’un programme spécialement conçu à cet effet. La plupart des clients de messagerie (y compris Outlook, Outlook Express et Eudora) créeront des messages électroniques en texte uniquement très bien. Ils vous permettront même de spécifier une longueur de ligne maximale.

Si vous devez utiliser Word comme client de messagerie, vous pouvez effectuer plusieurs opérations pour aborder le problème. Une approche consiste à utiliser une police à espacement fixe, à définir les marges de sorte qu’il y ait un maximum de 78 caractères par ligne, puis à enregistrer le fichier à l’aide du format Texte uniquement avec sauts de ligne. (Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, vous devez enregistrer le fichier au format Texte MS-DOS avec mise en page.)

Bien sûr, en suivant ces étapes, vous obtenez un fichier avec la longueur de ligne appropriée, mais pas un message électronique avec la longueur de ligne appropriée. Vous devrez toujours trouver un moyen d’envoyer le fichier sous forme de message électronique. Par exemple, vous pouvez charger le fichier enregistré dans Word, puis l’envoyer.

Une autre approche que vous pouvez utiliser consiste à créer une macro pour diviser les lignes à la longueur de ligne souhaitée. La raison de la macro est que vous devez compter les caractères réels sur chaque ligne, puis placer un retour chariot à ou avant la longueur souhaitée. Pour compliquer les choses, la macro doit s’assurer qu’elle ne coupe les lignes qu’à l’occurrence d’un espace.

Heureusement, VBA vous permet d’examiner des mots dans un document, qui se brise automatiquement au niveau des espaces. La macro suivante divisera un document dans la longueur de ligne souhaitée.

Sub ForceTo78()

Const cstrPunct As String = "!%*)}]:;>,."

Dim rngChar As Range

For Each rngChar In ActiveDocument.Words         If rngChar.Information(wdFirstCharacterColumnNumber) > 77 Then             If InStr(1, cstrPunct, Left(rngChar, 1), _               vbTextCompare) = 0 Then rngChar.InsertParagraphBefore         End If     Next rngChar End Sub

Notez que cette macro casse tout ce qui dépasse 77 caractères. La raison en est assez simple: VBA, lorsqu’il examine les «mots» dans un document, considère qu’une coupure se produit entre un caractère et la ponctuation de fin. Cette macro examine simplement les mots renvoyés et s’ils commencent par un signe de ponctuation, elle ignore le mot.

L’essentiel est que la macro gérera correctement les paragraphes dans lesquels un seul signe de ponctuation apparaît à la 78e position du caractère.

Cependant, si un mot valide commence par un signe de ponctuation (comme dans « .com »)

et ce mot tombe à la 78ème position du caractère, alors la macro ignorera toujours le mot et lui permettra de rester sur la ligne. Cela peut, dans de rares cas, provoquer une ligne de plus de 78 caractères.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1572) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.