L’une des fonctionnalités intéressantes de Word est la possibilité de définir des entrées d’insertion automatique pour des expressions courantes, des noms et d’autres petits morceaux de texte «passe-partout». Il n’est pas rare de développer de nombreuses entrées d’insertion automatique différentes qui peuvent s’appliquer à une organisation entière. Si vous utilisez un réseau dans votre organisation, l’étape logique suivante consiste à vous demander comment vous pouvez partager ces entrées d’insertion automatique entre tous les utilisateurs de votre réseau.

Les entrées d’insertion automatique sont stockées dans des modèles. Par défaut, les entrées d’insertion automatique créées lors de la modification de documents seront stockées dans le modèle Normal.Dot. Cependant, ils peuvent en fait être stockés dans n’importe quel modèle (vous pouvez spécifier l’emplacement lors de la définition de l’insertion automatique). La création ou l’ouverture d’un document basé sur un autre modèle que Normal.Dot rend disponible toutes les entrées d’insertion automatique stockées dans le modèle sous-jacent de ce document, mais uniquement pour une utilisation dans ce document; ils n’étaient pas accessibles à partir d’autres documents basés sur d’autres modèles.

Il y a cependant une mise en garde ici. Tout modèle chargé en tant que modèle global (ou complément global), comme Normal.Dot, rend toutes les entrées d’insertion automatique stockées dans ce modèle disponibles pour n’importe quel document. Pour charger un document en tant que Global Addin, le fichier modèle (par exemple « MyTemplate.Dot »)

doit être placé dans le dossier de démarrage d’Office par défaut (généralement \ Microsoft Office \ Office \ Startup \) ou dans un dossier de démarrage défini par l’utilisateur.

Pour définir le dossier de démarrage défini par l’utilisateur, vous pouvez utiliser l’onglet Emplacements des fichiers de la boîte de dialogue Options dans Word. Définissez simplement l’élément Démarrage dans la boîte de dialogue.

Pour faire une histoire courte, toutes les entrées d’insertion automatique partagées peuvent être stockées dans un modèle principal et ce modèle partagé entre les utilisateurs en le chargeant en tant que modèle global. Le partager pourrait être peut-être en le mettant dans le dossier de démarrage d’Office sur l’ordinateur de chaque personne, ou peut-être en pointant tous les paramètres de démarrage (dans la boîte de dialogue Options)

dans un seul dossier partagé sur le serveur réseau.

Vous devez être conscient qu’il existe des problèmes d’édition et de gestion à prendre en compte pour les deux approches de partage. Par exemple, si un utilisateur ajoute une nouvelle entrée d’insertion automatique à la copie de ShareAutotext.Dot sur son propre ordinateur, comment cela est-il diffusé à tous les autres utilisateurs? Si un utilisateur ajoute une nouvelle entrée d’insertion automatique à un seul ShareAutotext.Dot principal situé sur le serveur, les autres utilisateurs essayant d’ajouter de nouvelles entrées d’insertion automatique rencontreront des problèmes de partage de documents lorsqu’ils essaieront d’enregistrer leurs modifications. De toute évidence, une politique prudente devrait être élaborée, mais c’est plus une question de gestion qu’une question technologique.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1392) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.