Alexander a demandé s’il y avait un moyen simple de trier les adresses à une seule colonne dans Word, comme suit:

Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ  85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA  94123

La réponse dépend de votre définition de «facile». La solution à long terme la plus polyvalente consiste à transférer les adresses vers une sorte de programme de base de données, voire vers Excel. Vous pouvez organiser et trier à votre guise dans ces programmes, puis simplement fusionner les résultats dans Word.

Si vous avez l’intention de conserver les adresses dans Word, vous pouvez les trier facilement, à condition que quelques conditions soient remplies. Tout d’abord, chaque « bloc » d’adresse (faute de meilleur terme) doit être un seul paragraphe.

Cela signifie qu’il doit y avoir un saut de ligne manuel (Maj + Entrée) à la fin de chaque ligne du bloc d’adresse, à l’exception de la dernière. Deuxièmement, le seul endroit de la première ligne où il peut y avoir des espaces réguliers est juste avant le début du nom de famille. Pour tous les autres espaces (par exemple, entre le prénom et l’initiale du milieu ou entre un titre et le prénom), vous devez utiliser un espace insécable.

Avec les données dans le bon état, vous pouvez maintenant trier les adresses en suivant ces étapes:

  1. Sélectionnez toutes les adresses que vous souhaitez trier.

  2. Choisissez Trier dans le menu Tableau. Word affiche la boîte de dialogue Trier le texte. (Voir la figure 1.)

  3. Cliquez sur le bouton Options. Word affiche la boîte de dialogue Options de tri. (Voir la figure 2.)

  4. Assurez-vous que Autre est sélectionné et que la petite case à droite de Autre contient un seul espace.

  5. Cliquez sur OK.

  6. À l’aide de la liste déroulante Trier par, choisissez l’option Word 2. (Word considère que tout jusqu’au premier espace de chaque première ligne est le premier mot, puis tout ce qui suit est le deuxième mot. Puisque le seul espace sur la première ligne de chaque bloc se trouve juste avant le nom de famille, cela signifie que vous demandent à Word de trier par nom de famille.)

  7. Cliquez sur OK.

Vos adresses sont désormais triées correctement.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1642) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Sorting_Single-Column_Addresses [Tri des adresses à une seule colonne].