Gary a demandé s’il était possible de spécifier un emplacement pour Word pour enregistrer les fichiers de sauvegarde, si le paramètre «Toujours créer une copie de sauvegarde» est activé. De cette façon, il pourrait plus facilement effectuer ses sauvegardes de documents, sans copier la copie de sauvegarde dans la sauvegarde. (On dirait un virelangue, hein?)

La réponse courte est non, Word ne vous permet pas de faire cela. La raison est assez simple, en fait: elle a à voir avec les noms de fichiers. Lorsque vous activez la fonction de sauvegarde, Word enregistre les fichiers de sauvegarde en ajoutant ou en ajoutant un texte spécial à votre nom de fichier. Dans certaines versions de Word, l’extension de nom de fichier WBK est utilisée à la place du DOC familier. Dans d’autres versions de Word, l’extension DOC est utilisée par Word ajoute l’expression «sauvegarde de» au début du nom du document.

Disons que vous avez deux répertoires, et dans chacun vous avez des documents différents mais chacun a le même nom, comme dans MyLetter.doc. Si les sauvegardes sont activées et que Word vous permet de spécifier où les sauvegardes sont placées, les noms des sauvegardes des deux fichiers différents seraient les mêmes (MyLetter.wbk ou Backup of MyLetter.doc) et deux fichiers avec le même nom ne peut pas être enregistré dans le même dossier. La solution est que Word conserve simplement la copie de sauvegarde d’un document dans le même dossier que la copie d’origine. De cette façon, vous ne rencontrez pas du tout de conflits de noms.

Mais que se passe-t-il si vous êtes prêt à prendre le risque de conflits de noms et que vous souhaitez toujours que les fichiers de sauvegarde soient stockés dans un emplacement différent? Dans un tel cas, vous êtes laissé à vous-même et vous pouvez aborder le problème de plusieurs manières différentes.

Tout d’abord, vous pouvez utiliser une macro pour enregistrer la sauvegarde à votre place, plutôt que de vous fier à la fonction de sauvegarde de Word. La macro suivante, qui remplace la commande Enregistrer, enregistre une copie de sauvegarde du document à la fois dans C: \ Backups \ et dans le répertoire actuel.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Cette macro n’enregistre pas une sauvegarde lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois, uniquement lorsque vous effectuez une sauvegarde ultérieure. L’enregistrement prendra bien sûr deux fois plus de temps que d’habitude, car Word effectue en fait deux enregistrements distincts. De plus, la macro n’utilise pas l’extension WBK ou la phrase «Sauvegarde de» sur aucun des fichiers enregistrés dans C: \ Backups \. Au lieu de cela, les fichiers y sont enregistrés en tant que fichiers DOC standard.

La deuxième solution potentielle consiste à continuer à utiliser la fonction de sauvegarde de Word, mais à déplacer périodiquement tous les fichiers de sauvegarde vers leur propre répertoire. Vous pouvez le faire en suivant ces étapes générales:

  1. Sortez de Word.

  2. Ouvrez un dossier dans lequel vous souhaitez que les fichiers de sauvegarde résident.

  3. Sous Windows, démarrez l’outil Rechercher un fichier. Selon votre version de Word, cela se fait généralement en choisissant Démarrer | Recherche | Pour les fichiers ou les dossiers.

  4. Recherchez * .wbk sur le lecteur sur lequel vous stockez vos documents Word.

Cela affichera une liste de tous les fichiers de sauvegarde sur le lecteur.

  1. Si aucun fichier n’est renvoyé à l’étape 4, recherchez « Sauvegarde de * »

(sans les guillemets) sur le lecteur.

  1. Appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner tous les fichiers trouvés.

  2. À l’aide du bouton droit de la souris, faites glisser les fichiers sélectionnés vers le dossier que vous avez ouvert à l’étape 2. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, Windows déplace les fichiers de leurs dossiers d’origine vers le dossier que vous avez spécifié.

  3. Fermez la boîte de dialogue Rechercher.

Avec les fichiers de sauvegarde dans leur propre dossier, vous pouvez alors faire ce que vous voulez avec eux.

La troisième solution possible, particulièrement applicable lors de la réalisation de sauvegardes, est d’utiliser WinZip pour archiver uniquement les fichiers se terminant par DOC ou WBK, selon le souhait.

_Note: _

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les macros décrites sur cette page (ou sur toute autre page des sites WordTips), j’ai préparé une page spéciale qui comprend des informations utiles.

lien: / wordribbon-WordTipsMacros [Cliquez ici pour ouvrir cette page spéciale dans un nouvel onglet de navigateur].

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1701) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.