L’outil de publipostage dans Word peut être très utile pour combiner des informations provenant d’une source de données (telles que des noms ou des adresses) avec des informations dans un document standard (telles que des lettres ou des étiquettes). Si vous avez de très nombreux enregistrements dans votre source de données, le publipostage risque de ne pas s’exécuter aussi rapidement que vous le souhaitez.

Par exemple, disons que vous fusionnez une grande quantité de données (10 000 ou 20 000 enregistrements) avec un document d’une seule page pour créer une lettre type. La méthode la plus courante pour effectuer une fusion consiste à créer un nouveau document contenant les informations fusionnées. À mesure que chaque enregistrement est extrait et traité, une nouvelle page est ajoutée au document fusionné. Si vous avez 20 000 enregistrements dans votre source de données, cela signifie que vous essayez de créer un document de 20 000 pages! Word ne s’étouffera théoriquement pas avec un document aussi volumineux, mais il peut ralentir jusqu’à l’exploration en fonction des capacités de votre ordinateur.

Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour accélérer les choses. Tout d’abord, assurez-vous que vous utilisez le mode Normal avant de procéder à la fusion et que vous désactivez la repagination en arrière-plan. Cela doit empêcher Word d’essayer de repaginer le document pendant le processus de fusion. Vous voudrez également désactiver tout logiciel anti-virus que vous utilisez, ou au moins le configurer pour qu’il ne scanne pas les documents Word pour les virus.

Une autre chose évidente à essayer est de ne pas fusionner dans un nouveau document, mais de fusionner directement avec l’imprimante. Étant donné que la fusion de courrier est toujours une opération gourmande en mémoire, vous pouvez toujours remarquer des ralentissements lors de la fusion. Dans ce cas, vous devez appliquer tout ou partie des éléments suivants, qui peuvent généralement conserver l’utilisation de la mémoire sur un PC:

  • Redémarrez votre PC juste avant de procéder au publipostage, afin que toutes les ressources mémoire soient disponibles.

  • Désactivez tout économiseur d’écran sur votre système. La minuterie de l’économiseur d’écran et les routines d’affichage utilisent de la mémoire. De plus, vous ne voulez pas qu’il soit interrompu pendant la fusion.

  • Désactivez tout fond d’écran sur votre système. Vous pouvez également réduire les couleurs et la résolution de l’écran.

  • Étant donné que toute utilisation massive de mémoire par Windows entraîne l’écriture d’informations sur le disque dur, exécutez régulièrement Scan Disk et Defrag.

  • Ne faites rien d’autre sur l’ordinateur pendant qu’il effectue le publipostage; n’avez aucune autre application ouverte.

  • Supprimez les logiciels du dossier Démarrage ou fermez-les. Fermez ce que vous pouvez dans la barre d’état système.

  • Réduisez le nombre d’icônes de raccourci sur le bureau. Mettez-les dans des dossiers si vous en avez besoin pour rester sur le bureau.

Après avoir essayé toutes ces choses, si vous ne parvenez toujours pas à terminer rapidement un publipostage, vous devrez soit ajouter plus de mémoire, soit fusionner moins d’enregistrements. En d’autres termes, au lieu de faire un seul publipostage de 20 000 enregistrements, effectuez dix publipostages de 2 000 enregistrements chacun.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1304) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

lien: / wordribbon-Speeding_Up_Mail_Merges [Accélérer les publipostages].