Rob a développé un document contenant un tableau Word utilisé comme formulaire de gestion d’un projet. Deux cellules du tableau contiennent des listes déroulantes d’alternatives utilisant une insertion automatique. Sur la machine de Rob, les listes déroulantes fonctionnent parfaitement. Lorsqu’il transfère le document sur un lecteur réseau pour qu’il soit accessible à d’autres personnes dans son bureau, la liste déroulante n’est plus disponible. Rob aimerait que cela fonctionne à partir des machines des autres et se demande quelle est l’astuce.

L’astuce consiste à comprendre que les entrées d’insertion automatique ne sont pas stockées dans les documents; ils sont stockés dans des modèles. Le modèle par défaut dans lequel ils sont stockés est votre modèle Normal.dot. Étant donné que ce modèle n’est disponible que sur votre ordinateur, les entrées d’insertion automatique requises pour le formulaire ne sont disponibles que sur votre ordinateur et non sur les ordinateurs des autres.

La solution consiste alors à créer un nouveau modèle qui sera utilisé en conjonction avec votre document de formulaire. Stockez ce modèle sur le lecteur réseau et assurez-vous que le document de formulaire est associé à ce modèle (utilisez Outils | Modèles et compléments). Ensuite, lorsque vous enregistrez les entrées d’insertion automatique nécessaires au formulaire, enregistrez-les dans le modèle spécial.

Il y a de bonnes chances que lorsque vous créez vos entrées d’insertion automatique, vous deviez modifier la façon dont vous le faites. Si vous avez l’habitude de choisir Insérer | AutoText | Nouveau (ou en appuyant sur Alt + F3) pour définir l’entrée, vous ne pourrez plus le faire. Cela est dû au fait que la boîte de dialogue Créer une insertion automatique qui en résulte ne vous permet pas de spécifier où vous souhaitez que l’insertion automatique soit enregistrée; il l’enregistre toujours dans Normal.dot.

Au lieu de cela, choisissez Insertion | AutoText | Insertion automatique pour créer vos nouvelles entrées d’insertion automatique. Cela affiche l’onglet Insertion automatique de la boîte de dialogue Correction automatique.

Vous pouvez facilement définir des entrées ici en saisissant un nom, puis, à l’aide de la liste déroulante Rechercher dans, spécifiez le modèle spécial que vous avez joint au document. Lorsque vous cliquez sur Ajouter, l’entrée est enregistrée dans ce modèle au lieu de Normal.dot.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (298) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Storing_Building_Block_Entries_with_a_Document [Stockage des entrées de blocs de construction avec un document].