Avez-vous déjà remarqué qu’il y a beaucoup d’automobiles qui traînent dans Word ces jours-ci? Toutes ces voitures ne sont pas faciles à distinguer non plus. Par exemple, il est parfois facile de confondre insertion automatique, correction automatique et saisie semi-automatique. Ce sont trois caractéristiques distinctes de Word qu’il est très utile de distinguer.

AutoText est un outil qui vous permet d’attribuer un nom mnémonique à un plus grand bloc de texte. Ensuite, lorsque vous tapez plus tard le mnémonique, vous pouvez choisir de le remplacer par le bloc de texte auquel il est associé. Par exemple, vous pourriez avoir une salutation ou une fermeture pour une lettre, chacun enregistré sous un nom mnémonique différent. La combinaison d’un mnémonique et de son bloc de texte associé est le plus souvent appelée insertion automatique. Vous pouvez accéder aux entrées d’insertion automatique en choisissant Correction automatique dans le menu Outils, puis en travaillant sur l’onglet Insertion automatique de la boîte de dialogue Correction automatique.

La correction automatique diffère de l’insertion automatique en ce qu’elle est vraiment automatique. En d’autres termes, vous ne choisissez pas de faire une substitution comme vous le faites avec l’insertion automatique – Word va juste de l’avant et le fait pour vous. Comme son nom l’indique, la correction automatique est principalement utilisée pour apporter des corrections automatiques à ce que vous tapez. En utilisant la correction automatique, vous indiquez essentiellement un mot (le mot mal orthographié) à remplacer par un autre mot (le mot correct).

Cependant, vous n’êtes pas limité à un seul mot avec votre correction. Par exemple, vous pouvez remplacer le mot «abc» par «American Basketball Corporation», si vous le souhaitez. Vous pouvez accéder aux paramètres de correction automatique en choisissant Correction automatique dans le menu Outils, puis en travaillant sur l’onglet Correction automatique dans la boîte de dialogue Correction automatique.

Plus tôt, j’ai mentionné que l’utilisation de l’insertion automatique est facultative, mais que les remplacements de correction automatique sont effectués automatiquement. Lorsque vous tapez le mnémonique d’une insertion automatique, vous devez ensuite appuyer sur F3 pour remplacer ce mnémonique par son bloc de texte associé. Avec un mot de correction automatique, le remplacement se produit automatiquement lorsque vous terminez le mot et appuyez sur la barre d’espace. Par exemple, dans l’exemple ci-dessus, si vous avez tapé « abc » ou « abc ». ou «abc», puis appuyé sur la barre d’espace, la correction automatique passe à la vitesse supérieure et remplace la partie «abc» par «American Basketball Corporation». Aucune action supplémentaire de votre part n’est nécessaire; la correction est juste faite.

Enfin, la saisie semi-automatique est une fonctionnalité de Word qui vous permet de voir les mnémoniques d’insertion automatique qui peuvent être applicables en fonction de ce que vous tapez.

Lorsque la saisie semi-automatique est activée et que vous tapez les quatre premières lettres uniques d’un mnémonique d’insertion automatique, Word affiche une info-bulle (une petite case jaune) à côté de ce que vous tapez, pour vous informer qu’une insertion automatique est disponible pour ce que vous démarrez pour taper. Par exemple, disons que vous avez configuré une insertion automatique et que la partie mnémonique de cette entrée est «MyTable». Si vous tapez les quatre lettres «myta», la fonction de saisie semi-automatique démarre et une petite boîte d’info-bulle jaune apparaît contenant le mnémonique complet de «MyTable». Ce que fait Word, c’est de deviner ce que vous tapez, en vous proposant de compléter le mnémonique pour vous. Si vous appuyez sur Tab ou Entrée alors que l’info-bulle de saisie semi-automatique est visible, Word remplace le mnémonique que vous commenciez à taper par le bloc de texte dans l’insertion automatique complète. Si deux mnémoniques d’insertion automatique partagent les mêmes quatre premières lettres, la saisie semi-automatique ne fonctionnera pas tant que vous n’aurez pas tapé suffisamment de lettres pour que Word détermine quel mnémonique s’applique à ce que vous tapez.

Notez que la saisie semi-automatique fonctionne main dans la main avec l’insertion automatique. La saisie semi-automatique n’est pas associée à la correction automatique, à part être contrôlée via un paramètre de l’onglet Insertion automatique de la boîte de dialogue Correction automatique. Vous devez également noter que la saisie semi-automatique suggère également différentes façons de compléter la date, s’il pense que vous saisissez une date ou une partie de celle-ci. Par exemple, si la saisie semi-automatique est activée et que je tape les quatre premières lettres d’un mois, la saisie semi-automatique suggère le nom du mois complet et je peux accepter cette suggestion en appuyant sur Tab ou Entrée.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1619) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.