Il peut arriver que vous souhaitiez configurer Word afin de pouvoir facilement saisir des types de paragraphes alternés. Par exemple, vous pouvez avoir une série de questions et réponses à saisir, les unes après les autres. Word est suffisamment puissant pour que vous puissiez définir différents styles qui permettent de saisir très facilement ces types de paragraphes alternés.

Dans l’intérêt de cet exemple, disons que vous voulez suivre le scénario Q et A. Vous voulez que chaque paragraphe de question commence par un Q majuscule gras et utilise un retrait suspendu. Vous voulez que chaque réponse soit à peu près la même, mais utilisez un A majuscule gras

Ce qui suit est un processus assez long et complexe pour y parvenir, mais vous ne devez le faire qu’une seule fois. Une fois les styles configurés, leur utilisation est très, très simple.

  1. Choisissez Style dans le menu Format. Word affiche la boîte de dialogue Style.

Si vous utilisez Word 2003, choisissez Styles et formatage dans le menu Format. Word affiche le volet Office Styles et mise en forme.

  1. Cliquez sur Nouveau ou (dans Word 2003) Nouveau style. Word affiche la boîte de dialogue Nouveau style. (Voir la figure 1.)

  2. Dans le champ Nom, saisissez le nom du style que vous souhaitez utiliser pour vos questions. Par exemple, vous pouvez entrer Question. (Ça a du sens, hein?)

  3. Dans le champ Basé sur, choisissez un style sur lequel vous voulez que ce style de question soit basé. En général, ce sera quelque chose comme Normal ou Body Text.

  4. Cliquez sur Format. Word affiche un menu déroulant.

  5. Choisissez l’option Numérotation dans le menu. Word affiche la boîte de dialogue Puces et numérotation, avec l’onglet Puces sélectionné.

  6. Choisissez l’un des types de puces prédéfinis parmi ceux en haut de la boîte de dialogue. Assurez-vous d’en choisir une que vous n’utiliserez pas vraiment pour vos balles habituelles.

  7. Cliquez sur Personnaliser. Word affiche la boîte de dialogue Personnaliser la liste à puces. (Voir la figure 2.)

  8. Dans les choix de puces en haut de la boîte de dialogue, choisissez celle que vous n’utilisez pas.

  9. Cliquez sur le bouton Puce ou Personnage. Word affiche la boîte de dialogue Symbole.

  10. À l’aide de la liste déroulante Police, choisissez l’option Texte normal.

  11. Cliquez sur la lettre majuscule Q dans l’affichage des polices.

  12. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Symbole se ferme.

  13. Cliquez sur Police. Word affiche la boîte de dialogue Police.

  14. Dans la liste des styles de police, choisissez Gras.

  15. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Police se ferme.

  16. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Personnaliser la liste à puces se ferme.

  17. Cliquez sur OK. Le style de question est maintenant défini et la boîte de dialogue Style est toujours affichée.

  18. Cliquez sur Nouveau ou (dans Word 2003) Nouveau style. Word affiche la boîte de dialogue Nouveau style.

  19. Dans le champ Nom, saisissez le nom du style que vous souhaitez utiliser pour vos réponses. Par exemple, vous pouvez entrer Réponse. (Encore une fois, un saut cognitif.)

  20. Dans le champ Basé sur, choisissez un style sur lequel vous voulez que ce style de réponse soit basé. En général, ce sera quelque chose comme Normal ou Body Text.

  21. Dans la liste déroulante Style pour le paragraphe suivant, choisissez Question.

(Ce paramètre contrôle le style utilisé ensuite lorsque vous appuyez sur Entrée à la fin d’un paragraphe au format Réponse.)

  1. Cliquez sur Format. Word affiche un menu déroulant.

  2. Choisissez l’option Numérotation dans le menu. Word affiche la boîte de dialogue Puces et numérotation, avec l’onglet Puces sélectionné.

  3. Choisissez l’un des types de puces prédéfinis parmi ceux en haut de la boîte de dialogue. Assurez-vous d’en choisir une que vous n’utiliserez pas vraiment pour vos balles habituelles.

  4. Cliquez sur Personnaliser. Word affiche la boîte de dialogue Personnaliser la liste à puces.

  5. Dans les choix de puces en haut de la boîte de dialogue, choisissez celle que vous n’utilisez pas.

  6. Cliquez sur le bouton Bullet. Word affiche la boîte de dialogue Symbole.

  7. À l’aide de la liste déroulante Police, choisissez l’option Texte normal.

  8. Cliquez sur la lettre majuscule A dans l’affichage des polices.

  9. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Symbole se ferme.

  10. Cliquez sur Police. Word affiche la boîte de dialogue Police.

  11. Dans la liste des styles de police, choisissez Gras.

  12. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Police se ferme.

  13. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Personnaliser la liste à puces se ferme.

  14. Cliquez sur OK. Le style de réponse est maintenant défini et la boîte de dialogue Style est toujours affichée.

  15. Dans la liste des styles, sélectionnez le style de question que vous avez défini précédemment dans ce processus.

  16. Cliquez sur Modifier. Word affiche la boîte de dialogue Modifier le style.

  17. Dans la liste déroulante Style pour le paragraphe suivant, choisissez Réponse.

  18. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Modifier le style doit se fermer.

  19. Cliquez sur Fermer. Toutes les boîtes de dialogue doivent maintenant être fermées.

Ceci est sans aucun doute la plus longue liste d’étapes que j’ai jamais faites dans WordTips. Cela va beaucoup plus vite qu’il ne le lit, cependant.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser vos deux nouveaux styles. Lorsque vous êtes prêt à commencer votre première question, appliquez le style Question à un paragraphe. Le Q attendu apparaît immédiatement et vous pouvez saisir votre question. Lorsque vous appuyez sur Entrée à la fin de la question, le paragraphe suivant est formaté en tant que réponse et inclut le A. Appuyez sur Entrée à la fin de la réponse, et le paragraphe suivant est à nouveau formaté en tant que question.

Lorsque vous avez terminé et que vous n’avez plus de questions ni de réponses, choisissez simplement un autre style pour votre paragraphe.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (6859) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Using_Alternating_Styles [Using Alternating Styles].