Il arrive souvent que vous prépariez un document pour vous assurer que certaines références sont cohérentes. Par exemple, vous devrez peut-être faire référence à une tolérance particulière sur une machine, et il est impératif que les références soient précises et exactes tout au long du document.

Il existe plusieurs façons de gérer cette situation à l’aide de Word. La première consiste à utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage, une autre consiste à utiliser des signets, la troisième à utiliser la recherche et le remplacement, la quatrième à utiliser l’insertion automatique et la cinquième à utiliser les propriétés du document. Si votre document ne comporte que quelques références que vous devez mettre à jour chaque fois que vous imprimez, vous pouvez configurer le document en tant que document de fusion et publipostage et utiliser des codes de fusion pour insérer la valeur appropriée. De cette façon, il vous suffit de modifier les informations du fichier de données de fusion pour que les références dans le document fini soient exactes.

La deuxième façon consiste à utiliser des signets. Dans cette méthode, vous exécuteriez les étapes suivantes:

  1. À la première instance de la référence, définissez la valeur ou le texte comme signet. (La définition des signets a été discutée en détail dans un précédent WordTips.)

  2. Au point suivant où vous avez besoin de la même valeur ou du même texte, insérez un champ en appuyant sur Ctrl + F9.

  3. Dans le champ, tapez REF _ [signet] _, où _ [signet] _ est le nom du signet que vous avez défini à l’étape 1.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque occurrence de la valeur ou du texte.

Vous voudrez vous assurer que vous mettez à jour vos champs avant d’imprimer si vous utilisez la méthode des signets qui vient d’être décrite. La troisième méthode que vous pouvez utiliser est de créer une sorte de notation abrégée pour les valeurs ou le texte que vous voulez être cohérent. Par exemple, vous pouvez concevoir n45 comme raccourci pour 45 000. Ensuite, lorsque vous avez terminé avec votre document, vous pouvez rechercher toutes les instances de n45 et le remplacer par 45 000.

La quatrième méthode implique l’utilisation d’entrées d’insertion automatique. Lorsque vous utilisez pour la première fois votre valeur ou votre texte, attribuez-le à une insertion automatique. (Les entrées d’insertion automatique ont été abordées dans un précédent numéro de WordTips.) Par exemple, vous pouvez affecter 45 000 au nom d’insertion automatique n45. Ensuite, chaque fois que vous tapez n45, vous pouvez appuyer sur F3 et le nom est développé au nombre complet. Pour offrir une plus grande flexibilité, vous pouvez contourner la méthode F3 et suivre ces étapes:

  1. À la première instance de la référence, définissez la valeur d’insertion automatique comme vous le feriez normalement.

  2. Au point suivant où vous avez besoin de la même valeur ou du même texte, insérez un champ en appuyant sur Ctrl + F9.

  3. Dans le champ, tapez AUTOTEXT _ [nom] _, où _ [nom] _ est le nom de l’insertion automatique que vous avez définie à l’étape 1.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour chaque occurrence de la valeur ou du texte.

Vous remarquerez peut-être que cette série d’étapes est très similaire à la méthode des signets. L’avantage d’utiliser l’insertion automatique de cette manière est qu’il peut être facilement mis à jour. Modifiez simplement l’insertion automatique, mettez à jour vos champs et toutes les instances sont automatiquement modifiées dans tout le document. Si vous utilisez l’approche F3, votre insertion automatique ne peut pas être mise à jour automatiquement.

La cinquième (et dernière) méthode consiste à utiliser les propriétés du document. La plupart des utilisateurs de Word savent que Word gère une série de propriétés pour vos documents. Ces propriétés incluent des éléments tels que la taille du document, la dernière fois qu’il a été mis à jour, etc. Vous pouvez également définir des propriétés personnalisées qui agissent comme des variables pour votre document. Pour définir une propriété personnalisée, procédez comme suit:

  1. Choisissez l’option Propriétés dans le menu Fichier. Cela affiche la boîte de dialogue Propriétés.

  2. Cliquez sur l’onglet Personnalisé. (Voir la figure 1.)

  3. Dans le champ Nom, spécifiez le nom que vous souhaitez associer à cette propriété. C’est le nom que vous utiliserez plus tard pour référencer la propriété dans votre document.

  4. Dans le champ Type, sélectionnez le type de propriété que vous créez.

  5. Dans le champ Valeur, spécifiez la valeur de la propriété.

  6. Cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle propriété apparaît dans la liste des propriétés de la boîte de dialogue.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la nouvelle propriété de document dans votre document.

Vous faites cela de la même manière que vous utilisez des signets et des entrées d’insertion automatique dans ce même but.

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que la référence apparaisse.

  2. Insérez un champ en appuyant sur Ctrl + F9.

  3. Dans le champ, saisissez DOCPROPERTY _ [nom] _, où _ [nom] _ est le nom de la propriété de document que vous avez précédemment définie.

  4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque occurrence de la valeur ou du texte.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (15) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.