Il arrive souvent que vous prépariez un document pour vous assurer que certaines références sont cohérentes. Par exemple, vous devrez peut-être faire référence au nom d’une personne en particulier ou au nom d’une société, et il est impératif que les références soient précises et exactes tout au long du document.

Il existe plusieurs façons de gérer cette situation à l’aide de Word. Un moyen assez unique consiste à utiliser les propriétés du document. Vous savez probablement déjà que Word gère une série de propriétés pour vos documents. Ces propriétés incluent des éléments tels que la taille du document, la dernière fois qu’il a été mis à jour, etc. Vous pouvez également définir des propriétés personnalisées qui agissent comme des variables pour votre document. Pour définir une propriété personnalisée, procédez comme suit:

  1. Choisissez l’option Propriétés dans le menu Fichier. Word affiche la boîte de dialogue Propriétés.

  2. Cliquez sur l’onglet Personnalisé. (Voir la figure 1.)

  3. Dans le champ Nom, spécifiez le nom que vous souhaitez associer à cette propriété. C’est le nom que vous utiliserez plus tard pour référencer la propriété dans votre document.

  4. Dans le champ Type, sélectionnez le type de propriété que vous créez.

  5. Dans le champ Valeur, spécifiez la valeur de la propriété.

  6. Cliquez sur le bouton Ajouter. La nouvelle propriété apparaît dans la liste des propriétés de la boîte de dialogue.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser la nouvelle propriété de document dans votre document.

Vous faites cela de cette manière:

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez que votre référence apparaisse.

  2. Insérez un champ en appuyant sur Ctrl + F9.

  3. Dans le champ, saisissez DOCPROPERTY _ [nom] _, où _ [nom] _ est le nom de la propriété de document que vous avez précédemment définie.

  4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque occurrence de la valeur ou du texte.

Lorsque vous affichez les résultats du champ, Word récupère le contenu de votre propriété de document personnalisée et l’affiche à la place du champ. Si vous modifiez la valeur affectée à la propriété du document, puis mettez à jour les champs du document, toutes les instances de la référence sont mises à jour.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (224) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Using_Document_Properties_to_Ensure_Consistent_References [Utilisation des propriétés du document pour garantir des références cohérentes].