La fonctionnalité de publipostage de Word est le plus souvent utilisée pour créer ce que l’on appelait autrefois des «lettres types» ou pour créer des étiquettes à partir d’une liste d’éléments de données individuels. Une autre utilisation du publipostage, cependant, est de l’utiliser pour aider à créer des documents complets à partir d’un groupe d’éléments individuels. Vous pouvez utiliser le publipostage pour compléter facilement des documents standard contenant des éléments bien définis qui doivent être modifiés à chaque fois que le document est composé.

Au fil du temps, vous pouvez développer des documents source à utiliser avec votre entreprise.

Par exemple, si votre entreprise implique de la planification successorale, vous pourriez élaborer des documents traitant des pouvoirs de nomination, des directives en matière de soins de santé, des conventions de fiducie, des testaments, des actes immobiliers, etc. Chaque document peut comporter plusieurs des mêmes éléments: les noms des parties (tels que en tant que créateurs de documents, bénéficiaires et fiduciaires), dates, adresses (comtés, villes, rues, états, codes postaux), genres, etc. Comme ces éléments sont communs, il semble logique de placer des champs de fusion à ces endroits des documents où les éléments communs sont nécessaires.

Vous pouvez ensuite créer un fichier d’entrée de données composé d’un tableau Word avec les spécificités de chaque client. Ces informations peuvent être facilement mises sur un CD et conservées dans le dossier d’un client. Une macro, initiée par des combinaisons de touches simples et faciles à retenir, pourrait alors être utilisée pour créer le document fusionné final.

L’avantage est qu’une telle approche vous permet de créer des ensembles entiers de documents en peu de temps. En utilisant le publipostage de cette manière, vous pouvez produire exactement ce dont vous avez besoin très rapidement. Par exemple, si vous étiez (de nouveau) dans le secteur de la planification successorale, vous pourriez être en mesure de créer une convention de fiducie efficace en matière d’impôt sur le décès assez longue, un ou plusieurs testaments, des pouvoirs de nomination, des ensembles de directives en matière de soins de santé, des listes d’instructions et un échantillon. lettres et autres documents connexes en moins d’une demi-heure.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1307) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Using_Mail_Merge_to_Complete_Documents [Utilisation du publipostage pour terminer des documents].