Lorsque vous créez votre document principal de fusion et publipostage, vous utilisez des champs de fusion pour indiquer où Word doit insérer les informations qu’il extrait de votre source de données. Une fois que vous avez lancé le processus de fusion et publipostage (comme décrit dans le conseil précédent), vous pouvez facilement insérer les champs de fusion appropriés. Encore une fois, la façon dont vous procédez dépend de votre version de Word.

Si vous utilisez Word 97 ou Word 2000, vous utilisez les outils de la barre d’outils Fusion et publipostage. Cette barre d’outils apparaît automatiquement chaque fois que vous ouvrez un document principal de publipostage auquel une source de données est attachée.

Les deux principaux boutons que vous utiliserez sont les suivants:

Insert Merge Field . * Ce bouton vous permet de sélectionner, par nom d’en-tête de champ, les informations à insérer dans votre document fini.

Par exemple, si vous avez un champ nommé LastName dans votre source de données, vous pouvez sélectionner ce champ lorsque vous cliquez avec votre souris sur le bouton Insérer un champ de fusion.

Insert Word Field . * Ce bouton vous permet de placer d’autres types de champs de contrôle dans votre document. Ces champs ne représentent pas des données, mais contrôlent la manière dont Word crée le document final en fonction des informations de votre fichier de données. Par exemple, vous pouvez insérer un champ conditionnel qui vérifierait la valeur d’un champ dans votre source de données et n’inclurait des informations que si une certaine condition était remplie.

Si vous utilisez Word 2002 ou Word 2003, vous choisissez les éléments à inclure parmi les options présentées dans le volet Office. Si vous souhaitez insérer un champ de fusion, cliquez sur le lien Plus d’éléments pour voir quels champs de fusion sont disponibles. En réalité, il est plus facile d’afficher simplement la barre d’outils Fusion et publipostage dans Word 2002 ou Word 2003, puis d’utiliser les outils disponibles. Choisissez Barres d’outils dans le menu Affichage, puis choisissez Fusion et publipostage.

Vous pouvez ensuite insérer des champs comme vous le feriez dans Word 97 ou Word 2000.

La meilleure façon d’apprendre à utiliser les champs de fusion est d’expérimenter. Essayez d’utiliser différents champs et voyez ce qui se passe. Vous pouvez en apprendre un peu de cette façon et vous serez plus satisfait des documents fusionnés qui en résultent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1370) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Using_Merge_Fields [Utilisation des champs de fusion].