Word inclut une fonctionnalité qui vous permet de développer facilement le texte que vous tapez; c’est ce qu’on appelle l’insertion automatique. Le texte que vous tapez fréquemment (ou les graphiques) peut être enregistré sous un nom mnémonique qui sera ensuite utilisé pour faire référence au texte (ou graphique) à l’avenir.

De nombreuses personnes investissent pas mal de temps dans le développement d’entrées d’insertion automatique qui reflètent étroitement le type de travail qu’elles effectuent quotidiennement. À mesure que de nouveaux modèles ou documents sont créés, vous vous demandez peut-être comment copier rapidement les entrées d’insertion automatique d’un modèle ou d’un document à un autre. Le moyen le plus simple de le faire est d’utiliser l’Organisateur. Suivez ces étapes générales:

  1. Démarrez l’Organisateur, comme décrit dans d’autres numéros de WordTips.. Assurez-vous que l’onglet Insertion automatique est sélectionné. (Voir la figure 1.)

  2. Examinez les côtés gauche et droit de l’organiseur. Chaque côté peut afficher l’insertion automatique dans un document ou un modèle.

  3. Utilisez les listes déroulantes à gauche ou à droite pour indiquer le modèle ou le document dont vous souhaitez gérer les entrées d’insertion automatique.

  4. Si vous ne parvenez pas à localiser le modèle ou le document souhaité à l’aide des listes déroulantes, cliquez sur le bouton Fermer le fichier d’un côté pour «libérer»

une zone. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir pour localiser et ouvrir le modèle ou le document souhaité.

  1. Sélectionnez l’insertion automatique que vous souhaitez copier, renommer ou supprimer.

  2. Cliquez sur le bouton Copier pour copier l’entrée dans l’autre document ou modèle. Si le fichier cible a déjà une insertion automatique avec le nom de l’entrée en cours de copie, il vous est demandé si vous souhaitez le remplacer.

  3. Cliquez sur le bouton Renommer pour changer le nom de l’insertion automatique sélectionnée. L’Organisateur vous demande un nouveau nom.

  4. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer l’insertion automatique. L’Organisateur vous demande de confirmer votre action.

  5. Répétez les étapes 6 à 9 pour chaque entrée d’insertion automatique que vous souhaitez affecter.

  6. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (1339) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003.