Il est assez courant, à l’ère électronique, que des documents Word soient envoyés dans le monde entier sous forme de pièces jointes à des courriers électroniques. La facilité avec laquelle cela est fait est stupéfiante pour ceux d’entre nous qui se souviennent de «l’ancien temps» de l’informatique personnelle. Si vous recevez un document Word sous forme de pièce jointe à un e-mail, vous devez garder à l’esprit quelques points.

Tout d’abord, si le document provient d’une source non approuvée, assurez-vous d’avoir une sorte de protection antivirus en place. La pièce jointe que vous pensez être un document peut en fait ne pas être un vrai document. Il peut s’agir de programmes de virus ou de vers qui s’exécutent directement si vous double-cliquez sur la pièce jointe. Il est également possible que le document lui-même contienne une ou deux macro qui peuvent être dangereuses pour votre système.

Deuxièmement, si vous prévoyez d’apporter des modifications au document reçu, assurez-vous d’enregistrer le document en tant que fichier normal avant d’y apporter des modifications. En d’autres termes, ne double-cliquez pas sur la pièce jointe, puis apportez des modifications. Voici pourquoi: lorsque vous double-cliquez sur la pièce jointe, la plupart des programmes de messagerie enregistrent le fichier dans un répertoire temporaire, puis utilisent Word pour l’ouvrir. Lorsque vous fermez le document, toutes les modifications que vous avez apportées sont enregistrées dans le fichier dans le répertoire temporaire, elles ne sont pas enregistrées dans la pièce jointe elle-même. Il est même possible que le programme de messagerie jette simplement le fichier temporaire dans le répertoire temporaire. Dans ce cas, toutes vos modifications sont complètement perdues.

Le mieux est d’enregistrer explicitement la pièce jointe sous forme de fichier. Ensuite, en dehors du programme de messagerie électronique, vous pouvez utiliser Word pour charger le fichier et apporter des modifications. Dans ce cas, le fichier reçu agit comme prévu. Si vous souhaitez ensuite envoyer le fichier modifié à une autre personne, il vous suffit de le joindre à un autre e-mail et de l’envoyer en route.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (160) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (Word 2007 et plus tard) ici:

link: / wordribbon-Working_with_E-mailed_Documents [Travailler avec des documents envoyés par courrier électronique].