Le moyen le plus simple d’insérer des champs dans un formulaire consiste à utiliser la barre d’outils Formulaires.

Vous affichez cette barre d’outils en choisissant l’option Barres d’outils dans le menu Affichage et en vous assurant que la case à cocher Formulaires est activée. Il existe trois types de champs de formulaire que vous pouvez insérer dans un document: texte, liste déroulante et case à cocher. Chacun de ces champs de formulaire permet à l’utilisateur du formulaire de sélectionner ou de saisir des informations du type que vous jugez approprié.

À titre d’exemple, disons que vous créez un bon de commande et que vous avez besoin d’un champ dans lequel un utilisateur peut entrer le nom de la personne qui passe la commande.

De plus, vous souhaitez autoriser la saisie de 25 caractères maximum dans le champ. Pour ce faire, procédez comme suit:

  1. Placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez que le champ apparaisse.

  2. Cliquez sur le bouton Champ de formulaire de texte dans la barre d’outils Formulaires. Un indicateur de champ apparaît dans le document.

  3. Sélectionnez le champ de formulaire que vous venez de saisir.

  4. Cliquez sur le bouton Options de champ de formulaire dans la barre d’outils Formulaires. La boîte de dialogue Options de champ de formulaire texte s’affiche. (Voir la figure 1.)

  5. Assurez-vous que la liste déroulante Type est définie sur Texte normal. (Il s’agit du type d’informations que vous souhaitez autoriser sur le terrain.)

  6. Remplacez l’option Longueur maximale par 25.

  7. Cliquez sur OK.

Vous pouvez répéter ces étapes pour tous les champs de votre formulaire. La seule différence serait le type de champ entré (qui devrait être approprié au type d’informations que vous voulez entrer) et les options que vous définissez pour chaque champ.

L’option la plus délicate que vous pouvez définir est l’option Longueur maximale, qui n’apparaît que lorsque vous travaillez avec des champs de texte. Par défaut, cette option est définie sur Illimité, ce qui signifie que l’utilisateur peut saisir toute quantité d’informations souhaitée. Si les informations saisies dépassent la marge droite de votre document, la hauteur du champ augmente et la saisie de texte se poursuit sur la ligne suivante. Si vous ne voulez pas cet effet dans votre formulaire, le seul moyen de le contourner est de définir une longueur maximale pour le champ.

Par exemple, si vous ne voulez pas que votre champ passe à la ligne suivante, vous devez définir une longueur maximale qui est garantie pour tenir sur une seule ligne. Le calcul d’une telle longueur peut être difficile, en particulier si vous utilisez une police proportionnelle. Pour cette raison, certaines personnes aiment définir la police de leurs champs sur une police monospace (comme Courier), ce qui facilite le calcul de la longueur des champs.

Une façon de contourner le problème potentiel de «dépassement» consiste à créer une table pour contenir vos champs de formulaire. L’avantage de cela est que vous pouvez définir la largeur et la hauteur de chaque cellule de votre tableau, ce qui limite le mouvement vertical des champs de texte s’ils doivent être trop longs. L’inconvénient est que certaines informations ne sont pas facilement affichées sous forme de tableau et si le texte saisi est trop long, il ne s’affiche pas entièrement à l’écran ou sur papier. (Si le texte dépasse la taille d’une cellule de tableau statique, les informations supplémentaires sont supprimées.

Lorsque vous définissez les options pour vos différents champs, notez que vous pouvez également définir des macros qui peuvent être exécutées lorsque le champ est saisi (sélectionné pour la première fois) et lorsqu’il est sorti. Ils vous permettent de traiter les informations fournies dans le champ.

Lors de l’utilisation d’un formulaire, les informations saisies dans un champ est attribué à un nom de signet. Ce nom est spécifié dans la boîte de dialogue Options pour chaque champ. Grâce à l’utilisation d’autres champs liés aux signets, vous pouvez ainsi référencer le contenu des champs ailleurs dans votre document.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Ce conseil (1011) s’applique à Microsoft Word 97, 2000, 2002 et 2003 . Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour l’interface ruban de Word (W ord 2007 et versions ultérieures) ici:

link: / wordribbon-Working_with_Form_Fields [Travailler avec les champs de formulaire].