Il n’est pas rare d’avoir une liste de noms dans un document, puis de devoir trier ces noms. Le format dans lequel les noms apparaissent peut cependant être gênant. Par exemple, si les noms sont dans un PREMIER DERNIER ordre, alors il peut être plus difficile de les trier que s’ils sont dans un DERNIER, PREMIER ordre. Il existe cependant plusieurs façons d’accomplir la tâche. Une solution consiste à utiliser des tables. Tout ce que vous avez à faire est de suivre ces étapes générales:

  1. Convertissez le texte en tableau, en utilisant l’espace entre le prénom et le nom comme séparateur entre les colonnes.

  2. Triez les noms en fonction de la deuxième colonne, qui contient le nom de famille.

  3. Reconvertissez le tableau en texte.

Ce processus peut sembler difficile, mais il peut aller très rapidement et vous permet de voir facilement ce que fait Word pendant le tri.

Une autre approche qui ne nécessite pas de jouer avec les tableaux consiste simplement à trier le texte par mots. Vous pouvez le faire en suivant ces étapes:

  1. Assurez-vous que les noms dans votre document sont organisés de manière à ce qu’il n’y ait qu’une seule personne par paragraphe.

  2. Sélectionnez tous les paragraphes contenant des noms.

  3. Assurez-vous que l’onglet Accueil du ruban est affiché.

  4. Cliquez sur l’outil Trier dans le groupe Paragraphe. Word affiche la boîte de dialogue Trier le texte. (Voir la figure 1.)

  5. Cliquez sur Options. Word affiche la boîte de dialogue Options de tri. (Voir la figure 2.)

  6. Sélectionnez l’option Autre.

  7. Effacez tout ce qui se trouve dans la boîte à droite de Autre, en le remplaçant par un seul espace. (Vous dites à Word que vous voulez considérer les espaces comme le point de division entre les champs de tri.)

  8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de tri.

  9. Utilisez les listes déroulantes Trier par pour spécifier le mot par lequel vous souhaitez trier. Par exemple, si vous souhaitez trier par nom de famille (le mot après le premier espace), vous devez choisir Word 2 dans la liste déroulante Trier par.

  10. Cliquez sur OK pour trier vos noms.

Vous devez noter que cette approche ne fonctionne correctement qu’en fonction de la construction des noms dans votre liste. S’il n’y a qu’un prénom et un nom pour chaque personne, le tri fonctionne correctement. Cela fonctionnera également très bien s’il y a un prénom, un deuxième prénom et un nom pour chaque personne. La seule différence est que vous sélectionnerez Word 3 à l’étape 8. Des problèmes surgissent, cependant, s’il y a deux noms pour certaines personnes et trois pour les autres. Dans ces cas, même l’approche de conversion en table mentionnée en premier ne fonctionnera pas correctement. Dans ce cas, vous devez faire quelque chose pour vous assurer que Word traite le prénom et le deuxième prénom comme s’il s’agissait d’un seul mot; par exemple, en les séparant par un espace insécable.

WordTips est votre source pour une formation Microsoft Word rentable.

(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (8099) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

lien: / word-Alphabetizing_By_Last_Name [Alphabétisation par nom de famille].