Word inclut une fonctionnalité de fusion et publipostage très puissante. Afin de profiter de cette fonctionnalité, vous devez créer un document principal. Ce document est le « modèle » ou « passe-partout » pour votre document fini.

Il comprend tout ce dont Word a besoin pour créer le document fini, y compris les espaces réservés pour les données extraites par Word d’un fichier de données.

Cependant, un document de fusion et publipostage n’est pas terminé tant que vous n’avez pas spécifié un fichier de données que vous souhaitez associer au document principal.

Pour créer votre document principal de publipostage et y attacher une source de données, procédez comme suit:

  1. Si vous souhaitez utiliser un document existant comme base de votre publipostage, chargez ce document à partir du disque.

  2. Cliquez sur l’onglet Publipostage du ruban.

  3. Dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur l’outil Démarrer le publipostage. Word affiche une liste d’options que vous pouvez sélectionner.

  4. Cliquez sur l’option Assistant de publipostage pas à pas, au bas de la liste. Word affiche le volet Office Fusion et publipostage sur le côté droit de l’écran.

  5. Dans la liste des types de documents disponibles fournie dans le volet Office, sélectionnez celui qui correspond le plus au type de document que vous souhaitez créer. Dans la plupart des cas, vous choisirez Lettres, mais vous pouvez également choisir l’une des autres options.

  6. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: Document de départ. L’étape suivante de l’assistant s’affiche dans le volet Office.

  7. Spécifiez ce que vous souhaitez utiliser comme document de départ pour le publipostage. Si vous avez un document ouvert (tel que celui mentionné à l’étape 1), vous devez choisir Utiliser le document actuel. Vous pouvez choisir l’une des autres options (Commencer à partir d’un modèle et Commencer à partir d’un document existant) si elles sont plus appropriées pour ce que vous faites.

  8. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: Sélectionnez les destinataires. L’étape suivante de l’assistant s’affiche dans le volet Office.

  9. Spécifiez d’où vous souhaitez que les données de fusion proviennent. Si vous avez déjà la liste dans un fichier disque de n’importe quel type, choisissez la valeur par défaut Utiliser une liste existante. Vous pouvez également choisir Sélectionner dans les contacts Outlook ou Saisir une nouvelle liste.

  10. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: rédigez votre lettre. Si vous avez choisi Utiliser une liste existante à l’étape précédente, Word affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Cette boîte de dialogue est très similaire à une boîte de dialogue Ouvrir standard.

  11. À l’aide des commandes de la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez le fichier que vous souhaitez utiliser pour votre source de données, puis cliquez sur Ouvrir. Word affiche la boîte de dialogue Destinataires du publipostage.

  12. Utilisez la boîte de dialogue Destinataires du publipostage pour apporter des modifications aux enregistrements à utiliser dans la fusion et pour modifier l’ordre dans lequel les enregistrements sont fusionnés. Une fois terminé, cliquez sur OK. Les informations du volet Office sont mises à jour pour refléter vos choix concernant la source de données.

  13. Au bas du volet Office, cliquez sur Suivant: rédigez votre lettre. (Oui, c’est la même chose sur laquelle vous avez cliqué à l’étape 10. Allez comprendre.)

À ce stade, vous êtes prêt à modifier ou à taper votre document principal. Vous allez inclure des champs de fusion dans le document qui indiquent où vous voulez que les données de votre fichier de données apparaissent.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (5965) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365. Vous pouvez trouver une version de cette astuce pour le ancienne interface de menu de Word ici:

link: / word-Beginning_a_Mail_Merge [Début d’un publipostage].