Rhonda travaille pour une société de rédaction technique et utilise constamment des modèles Word. Cependant, il existe deux écoles de pensée sur la façon de créer un modèle: (1) Ouvrez un document Word et enregistrez-le en tant que fichier modèle ou (2) Si vous utilisez une ancienne version de Word, accédez à Fichier | Nouveau | Mes modèles | Modèle vierge | Créer un nouveau. Si vous utilisez une version plus récente de Word, accédez à Fichier, puis à Nouveau. Word affiche une liste de modèles de la collection de modèles Office (vous pouvez également rechercher des modèles en ligne). Vous pouvez également choisir des modèles déjà créés répertoriés sous l’onglet Personnel. Pour créer un nouveau modèle à partir de la liste personnelle, cliquez avec le bouton droit sur un modèle et choisissez Créer dans le menu contextuel résultant. Rhonda pense que le deuxième itinéraire est le meilleur, mais elle ne peut pas expliquer pourquoi. Elle se demande s’il y a une différence entre les deux itinéraires.

Ce que Rhonda décrit est typique pour accomplir de nombreuses tâches dans Word:

La possibilité d’arriver à la même destination via différents itinéraires.

Il existe cependant la possibilité d’introduire des différences subtiles dans le produit final en fonction de la destination suivie.

Lorsque vous utilisez le premier itinéraire décrit par Rhonda (en utilisant Enregistrer sous pour promouvoir un document au statut de modèle), tout ce qui se trouve dans ce document est accompagné de la promotion. Cela signifie que tous les styles du document d’origine sont enregistrés dans le modèle, tout texte (y compris le texte qu’il est facile de rater, comme dans les en-têtes et les pieds de page) et, éventuellement, toute corruption dans les pointeurs internes gérés par Word.

C’est cette dernière possibilité qui est la plus gênante pour l’itinéraire Enregistrer sous. Le risque peut être faible, mais il est toujours présent et doit être pris en compte. Ce risque n’est pas là si vous utilisez la deuxième approche de Rhonda.

Une façon de voir facilement la différence est de prendre un document ordinaire, de supprimer tout le texte et les graphiques, de supprimer toutes les macros, puis d’utiliser Enregistrer sous pour l’enregistrer en tant que modèle. Ensuite, utilisez la deuxième approche de Rhonda pour créer un nouveau modèle vierge. Sortez de Word et comparez les tailles de fichier des deux modèles. Il y a de fortes chances que vous trouviez le modèle créé de la première manière pour avoir une taille de fichier plus grande que le deuxième modèle. Pourquoi serait-il plus grand? La raison la plus probable est que le modèle Enregistrer sous contient un bagage en coulisse que le deuxième modèle ne contient pas.

Il existe cependant une troisième approche que Ronda ne mentionne pas. Cette approche minimise la possibilité de bagages superflus dans les coulisses et le risque de corruption, mais vous permet de commencer avec une «quantité connue» pour vos modèles. Tout d’abord, ouvrez un nouveau document à partir d’une copie propre de votre modèle Normal. Utilisez l’organiseur pour supprimer tout ce dont vous n’avez pas besoin. (C’est une bonne idée de supprimer tous les styles de la nouvelle copie, notamment en essayant de supprimer les styles intégrés de Microsoft.) Enregistrez cette copie « propre » comme modèle. Vous pouvez ensuite utiliser l’Organiseur pour transférer des styles et des macros dans le modèle afin d’obtenir votre résultat final.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13343) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.