Modification du nom du commentaire de l’inspecteur de document (Microsoft Word)

Afin de préparer un document à partager avec d’autres, Dola utilise souvent l’inspecteur de document pour supprimer les informations personnelles d’un fichier. Cela provoque Word pour modifier le nom associé aux commentaires au nom générique «Auteur». Elle se demande s’il existe un moyen de faire en sorte que l’inspecteur de document le remplace par quelque chose d’autre, tel que «Éditeur».

Il n’y a pas de moyen facile de le faire; nous n’avons trouvé aucun paramètre dans Word pour que cela se produise. Cela étant dit, il existe un moyen beaucoup plus difficile de le faire (à condition de travailler avec un fichier DOCX)

ce qui peut valoir la peine de le faire si vous n’avez pas à le faire souvent et s’il est essentiel que cela soit fait. Dans cet esprit, prenons une route longue et sinueuse …​

Je vais commencer par créer un document de test. J’ai mis du texte standard dans le document et j’y ai ajouté quelques commentaires.

Vous noterez que les commentaires incluent des informations qui me montrent comme leur auteur. (Voir la figure 1.)

Figure 1. Mon document de test avec quelques commentaires visibles.

Il peut y avoir une différence dans la façon dont les commentaires apparaissent dans votre document selon la version de Word que vous utilisez. L’image ci-dessus montre un document créé avec ma version Word 2016 et l’image ci-dessous montre un document créé avec ma version Word dans Office 365. (Voir la figure 2.)

Figure 2. Mon document de test avec quelques commentaires visibles dans Word dans Office 365.

Après avoir enregistré le document, je suis prêt à commencer à utiliser l’inspecteur de document. Si vous utilisez Word 2007, affichez l’inspecteur de document en cliquant sur le bouton Office, préparer, puis inspecter le document. Si vous utilisez Word 2010 ou une version ultérieure, affichez l’onglet Fichier du ruban, cliquez sur Rechercher les problèmes, puis sélectionnez Inspecter le document dans le menu déroulant. Word affiche la boîte de dialogue Inspecteur de document.

(Voir la figure 3.)

Figure 3. L’inspecteur de document.

Je laisse généralement toutes les cases cochées, puis je clique sur le bouton Inspecter. Dans le cas de mon document de test, l’inspecteur de document a noté que certaines choses pouvaient être supprimées pour rendre le document plus anonyme. (Voir la figure 4.)

Figure 4. Le rapport de l’inspecteur de document.

Normalement, ce que je fais est de cliquer sur le bouton Supprimer tout pour la deuxième option, Propriétés du document et informations personnelles. (C’est apparemment ce que fait Dola également.) Après cela, je clique sur Fermer pour fermer l’inspecteur de document, revenir au document, l’enregistrer, puis rouvrir le document. Ce faisant, la paternité des commentaires est «générique», ce qui signifie que mon nom est effacé et le générique «auteur»

remplace mon nom. (Voir la figure 5.)

Figure 5. Mon document de test après un passage dans l’inspecteur de document.

C’est ce nom générique que Dola veut changer. Word ne fournit aucun mécanisme pour effectuer une telle modification. Il existe cependant un moyen de contourner ce problème.

Ma première étape est de sortir complètement de Word. Dans le cas de mon document de test, je l’ai sur mon bureau et je souhaite changer son nom.

Actuellement, c’est Testing2.docx, et je vais le changer en Testing2.zip. La seule chose que je fais est de changer l’extension du nom de fichier. (Si vous ne pouvez pas voir les extensions de nom de fichier sur votre système, link: / windows-Displaying_File_Extensions [vous voudrez peut-être les afficher].)

Une fois modifié, tout ce que j’ai à faire est de double-cliquer sur le document renommé, et Windows ouvre le document pour que je puisse voir ce qu’il contient.

(Voir la figure 6.)

Figure 6. Ouverture du fichier Zip qui était autrefois un document Word.

Remarque importante: les fichiers Office de nos jours (y compris les documents Word) ne sont rien d’autre que des fichiers Zip sous un nom différent. Les fichiers Zip contiennent de nombreux fichiers XML et d’autres informations propriétaires qui définissent la manière dont le document doit être assemblé.

Vous voulez ouvrir le dossier Word, et vous devriez y voir un fichier nommé comments.xml. Ce fichier contient le codage XML nécessaire pour afficher tous les commentaires dans le document. (Voir la figure 7.)

Figure 7. Le contenu du dossier Word.

Ce que je veux faire, c’est éditer le fichier comments.xml. Je ne peux pas le faire dans le fichier Zip, je dois donc le faire glisser du dossier vers mon bureau.

Une fois copié sur le bureau, il me suffit de faire un clic droit sur le fichier et de choisir Ouvrir avec | Bloc-notes. Cela ouvre le fichier comments.xml dans le Bloc-notes.

(Voir la figure 8.)

Figure 8. Le fichier comments.xml s’ouvre dans le Bloc-notes.

Votre fichier comments.xml sera bien sûr différent du mien. L’idée, cependant, est que vous souhaitiez rechercher deux entrées XML récurrentes dans le fichier:

Le premier est le nom de l’auteur affiché pour le commentaire et le second est les initiales de l’auteur. Vous souhaitez utiliser les capacités de recherche du Bloc-notes pour changer tout cela en ce que vous voulez. Par exemple, vous pouvez rechercher w: author = « Author » et le remplacer par w: author = « Editor », puis rechercher w: initials = « A » et le remplacer par w: initials = « Ed « . Assurez-vous de ne modifier que le texte entre les guillemets; il est important de laisser tout le reste tel quel.

Lorsque vous avez terminé, enregistrez le fichier comments.xml et fermez le Bloc-notes. Vous devez toujours avoir le fichier Zip ouvert dans le dossier Commentaires, vous voulez donc faire glisser comments.xml vers ce dossier. Il vous est demandé si vous souhaitez remplacer le fichier original comments.xml. (Voir la figure 9.)

Figure 9. On vous demande si vous souhaitez remplacer le fichier.

La bonne réponse est que vous souhaitez copier et remplacer le fichier comments.xml d’origine. Lorsque cela est fait, vous pouvez fermer la fenêtre de l’Explorateur de fichiers qui affiche votre fichier Zip. Maintenant, il vous suffit de renommer le fichier Zip en fichier DOCX. Dans mon cas, cela signifie renommer Testing2.zip en Testing2.docx.

Une fois cela fait, je peux ouvrir le document dans Word, et vous remarquerez que le nom de l’auteur du commentaire précédent (Auteur) a été remplacé par le nom souhaité (Éditeur.) (Voir Figure 10.)

Figure 10. Les noms des auteurs de commentaires modifiés.

Beaucoup de travail? Tu paries. Mais, encore une fois, cela peut être quelque chose que vous jugez nécessaire pour la façon dont vous partagez le document avec les autres.

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(Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte le plus populaire au monde.) Cette astuce (13562) s’applique à Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 et Word dans Office 365.